"Es ist toll, das Geld anderer Menschen auszugeben."

In der GULP Profildatenbank tummeln sich zahlreiche IT-Spezialisten, die sich in erster Linie beratenden Tätigkeiten verschrieben haben. Ein absoluter Exot unter ihnen ist sicherlich Volker Lopp, der seit nunmehr fast drei Jahren schwerpunktmäßig Unternehmen in Sachen IT-Einkauf berät. Nach seinem Elektrotechnik-Studium rutschte er in die Materie "Einkauf" mehr oder weniger hinein, mittlerweile macht er den Job mit Leib und Seele. Im GULP Interview erzählt er, wieso er nach jahrelanger Festanstellung in die Freiberuflichkeit wechselte, wie gefragt er ist, was ihm an seiner Arbeit so viel Spaß macht und warum es für freiberufliche IT-Spezialisten eher schwierig sein dürfte, auf IT-Einkäufer umzusatteln.

Ich habe mich schon länger mit dem Gedanken getragen, mich selbstständig zu machen. Nach meinem Ende als technischer Leiter bei einem ERP-Dienstleister war einfach ein guter Zeitpunkt. Die Rahmenbedingungen und das ganze Umfeld passten und ich hatte gute Ideen, was ich machen kann. Gereizt hat mich an der Freiberuflichkeit, ein bisschen freier und weniger an Vorgaben gehalten zu sein. Allerdings stimmt das nur bedingt, weil ich mich als Berater an die Vorgaben meiner Kunden halten muss und in den entsprechenden Rahmen eingebunden bin. Aber ich kann zumindest mehr selbst planen. Am Anfang dachte ich zwar, das Thema "Einkauf" mache ich nur nebenbei, aber es hat sich relativ schnell herausgestellt, dass es in diesem Bereich einen sehr großen Bedarf gibt. Genau genommen mache ich seit dem ersten Tag meiner Freiberuflichkeit nichts anderes als IT-Einkauf.

Und weshalb der Schwerpunkt Einkauf? Nach ihrem technischen Studium hätte es Sie ja durchaus auch in eine andere Richtung verschlagen können?

Während meines Studiums habe ich noch Computer-Hardware verkauft und den einkaufenden Verbraucher beraten. Nach dem Studium war ich bei der Electronic Data Systems (EDS) elf Jahre lang im Outsourcing-Bereich tätig und hatte sehr viel mit Vertriebsbetreuung und –steuerung sowie Vertragsarbeit zu tun. Andererseits habe ich aber auch die Sachen, die ich vorne verkauft habe hinten wieder eingekauft. Das war der erste Zeitpunkt, wo ich recht intensiv mit dem Thema "Einkauf" zu tun hatte, weil es bei EDS, zumindest zum damaligen Zeitpunkt, keinen richtigen IT-Einkauf gab. In der Hauptsache war das Hard- und Software-Einkauf, allerdings auch im größeren Stil und für größere Projekte. Danach habe ich zweieinhalb Jahre als IT-Manager bei der Firma Leifheit gearbeitet und in dieser Position wiederum eingekauft, weil sich der eigentliche Einkauf nicht mit IT auskannte. Im Wesentlichen wurde der gesamte IT-Einkauf dort vom IT-Bereich selbst gemacht, was übrigens auch heute noch in vielen Unternehmen gang und gäbe ist. Als IT-Manager für den Konzern sind aber zumindest die größeren Brocken auch bei mir hängen geblieben. Und seit ich mich selbstständig gemacht habe, ist IT-Einkauf mein Brot- und Buttergeschäft.

Warum engagiert ein Unternehmen Sie überhaupt? Zur Unterstützung oder weil es eben keinen eigenen IT-Einkauf gibt?

Demnach sind Sie also vorwiegend im strategischen Einkauf tätig?

Ja, ich mache hauptsächlich das Thema strategischer Einkauf. Der operative Einkauf wird zwar auch nachgefragt, ist aber für mich persönlich etwas langweiliger und wird auch nicht so gut bezahlt.

Mal abgesehen vom Geld, warum ist der strategische IT-Einkauf für Sie interessanter?

Beim operativen Einkauf geht es oft darum, bei ein, zwei Lieferanten abzufragen, was z.B. eine bestimmte Hardware kostet, sich dann für den günstigsten zu entscheiden und zu bestellen. Es handelt sich also eher um klassische Sachbearbeiter-Tätigkeiten, für die man sich aber etwas mit IT auskennen muss. Im strategischen Einkauf ist der Fall ein bisschen anders gelagert, weil es hier sehr viel stärker in vertragliche Aspekte und Verhandlungen geht. Denn im Normalfall setzt den Vertrag oder auch die Ausschreibung kein Jurist auf, sondern der strategische IT-Einkäufer. Das heißt, er muss juristisch so weit bewandert sein, dass er den Unterschied zwischen Garantie, Gewährleistung und Haftungsbeschränkungen kennt. Das ist nicht viel, aber man benötigt ein gewisses Maß an juristischem Grundwissen. Neben diesem vertraglichen und kaufmännisch-juristischen Teil fungiere ich aber auch als Vermittler bzw. Übersetzer zwischen Fachabteilung und Lieferant. Oft bekomme ich technische Ausschreibungen, die 100 Seiten umfassen, und die kein Mensch - außer dem Verfasser selbst - versteht. Meine Aufgabe ist es dann, diese in eine inhaltlich leicht verständliche und vernünftige Form zu bringen, so dass der Lieferant genau weiß, was er anbieten muss. Gerade diese Vertragsarbeit, die viele eher als trocken und tröge bezeichnen, da habe ich richtig Spaß dran.

Wie kommen sie an Ihre Aufträge? Treten die Kunden direkt an Sie heran oder sind das Kunden, mit denen sie schon zusammengearbeitet haben?

Ich habe sowohl Folgeaufträge von Unternehmen, bei denen ich schon eingesetzt war, werde auch über GULP vermittelt oder von anderen Vermittlungsagenturen angesprochen. Ich halte Schulungen für Einkäufer und bekomme aufgrund dieses Kundenkreises ebenfalls Anfragen.

Das klingt, als seien Sie gut ausgelastet. Wie laufen denn die Geschäfte als freiberuflicher IT-Einkäufer?

Da haben Sie ja eine richtige Nische entdeckt...

Heute ist es sicherlich so etwas wie eine Nische. Und ich erwarte, dass der Bedarf noch ein paar Jahre anhalten wird, denn die Bedeutung des IT-Einkaufs wird in den nächsten Jahren weiter zunehmen. Die Unternehmen werden sich immer mehr der alten BWLer-Weisheit bewusst, "das Geld bzw. der Gewinn wird im Einkauf gemacht". Die IT hat sich – historisch gesehen - eigentlich immer selber beschafft, ähnlich wie die Bereiche Marketing, Forschung oder Entwicklung. Hier erkennt man nach und nach, dass durch einen professionellen Einkauf höhere Qualität zu einem adäquaten Preis erzielt werden kann. Selbst Unternehmen, die sehr viel IT und einen entsprechend großen IT-Einkauf haben, z.B. Banken, sind da noch nicht so aufgestellt. Auch dort bekomme ich immer wieder Anfragen, entweder weil es Lastspitzen gibt oder weil man sich selbst noch verbessern muss.

Wie reagieren denn ihre festangestellten Kollegen auf Sie? Ernten Sie als Externer nicht manchmal lange Gesichter, wenn Sie mit ihrem Außenblick erst mal kräftig die vorhandenen Prozesse kritisieren?

Für beide Seiten also nur "Friede, Freude, Eierkuchen". Mal ehrlich, haben Sie als freiberuflicher Einkäufer gar keine Nachteile?

Die grundsätzlichen Nachteile, die ich als Freiberufler natürlich habe. Ich habe das Risiko der Aufträge und muss ein Allround-Talent sein. Ich muss neben Buchhaltung, Vertrieb und Marketing noch ganz "nebenbei" meine Beratungstätigkeit machen. Ich persönlich finde das Klasse, andere empfinden das als Belastung. Das ist Geschmackssache. Aber ich mache es einfach sehr gerne und bin mit Leib und Seele Einkäufer. Es ist toll, das Geld anderer Menschen auszugeben.

Muss man als IT-Einkäufer eigentlich mehr Ahnung von der IT oder vom Einkauf haben? Bei Ihnen ergänzen sich ja beide Seiten durch Ihr Elektrotechnik-Studium und Ihre langjährige Berufserfahrung sehr gut.

Beim Thema "IT-Einkauf" steht aus meiner Sicht mehr der Einkauf und weniger die IT im Vordergrund. Wie bei einem guten Projektleiter ist das Fachliche nur Nebensache, das Handwerkszeug für den Einkauf muss stimmen. Denn einkaufen ist einkaufen und letztendlich sind die grundsätzlichen Fragen und Techniken des Einkaufs immer die gleichen. Ob ich nun einen Kompressor oder einen Server einkaufe, der Unterschied ist eigentlich marginal. Ich brauche eine Spezifikation, ich muss wissen, läuft der Kompressor rund um die Uhr oder brauche ich diesen nur gelegentlich, ist das ein zentraler Kompressor... Das Gleiche habe ich natürlich bei einem Server auch. Ich behaupte einfach mal, dass man 80 % Einkaufswissen und 20 % IT-Wissen braucht. Im IT-Einkauf sind mir bis jetzt nur ganz wenige begegnet, auch von den Festangestellten, die vorher in der IT waren. Das ist eher die Ausnahme.

Für freiberufliche IT-Spezialisten also keine wirkliche Alternative auf der Suche nach neuen, lukrativen Tätigkeitsfeldern? Sie müssten ja demnach erst mal das ganze Einkaufs-Handwerk erlernen.