Kommunikation per E-Mail: Hat die elektronische
Kommunikation geschäftliche Abläufe schneller
und einfacher gemacht und die Zeitspanne für
wichtige Entscheidungen verkürzt? Oder entwickelt
sich die elektronische Post nicht eher zum allgegenwärtigen
Ärgernis, da die Flut der E-Mails die Arbeitseffektivität
beeinträchtigen?
Ordnung ist das halbe Leben eines E-Mail-Empfängers:
Wichtiges wird von Unwichtigem getrennt, Geschäftliches
kommt vor Privatem, Dringendes vor nicht Dringendem
- und zu allem Überfluss verlangen die Absender
der E-Mails auch noch nach einer raschen Antwort.
Wann soll man da noch produktiv arbeiten?
Zwischen dem 20. Juni und dem 19. Juli gaben uns
insgesamt 720 Teilnehmer dazu Auskunft:
Wie viel Zeit verbringen Sie pro Tag mit der
Bearbeitung von E-Mails?
10 – 30 min 37%
30 – 60 min 41%
60 – 90 min 12%
90 – 120 min 6%
120 – 180 min 2%
länger als 3h 2%
Knapp ein Viertel (22 Prozent) der Umfragenteilnehmer
verbringt täglich länger als eine Stunde
mit der Bearbeitung von E-Mails. Das bedeutet nicht,
dass diese sich äußerst viel Zeit lassen
- hier stapelt sich vermutlich die unbearbeitete Korrespondenz
im verstopften Postfach. Doch es geht auch schneller:
41 Prozent beschäftigen sich nur noch zwischen
30 und 60 Minuten pro Tag mit der elektronischen Post
und immerhin 37 Prozent der Teilnehmer schaffen das
unter einer halben Stunde.
Wie viel Zeit verbringen Sie täglich mit
dem Lesen von Newslettern?
bis zu 10 min 57%
10 – 30 min 34%
länger als 30 min. 9%
Eine Informationsquelle des Internet sind Newsletter - diese können
aber auch die reinsten Zeitdiebe sein: Die Mehrheit der Teilnehmer
(61 Prozent) bringt sich innerhalb von nur 10 Minuten pro Tag auf
den neuesten Stand. Ein Drittel (33 Prozent) verbringt täglich
zwischen 10 und 30 Minuten mit dem Lesen der Newsletter. Fast jeder
zehnte Teilnehmer (9 Prozent) findet sich zur Lesestunde ein und schmökert
länger als eine halbe Stunde in den per E-Mail versendeten Nachrichten.
Wie viele E-Mails sind für Sie geschäftlich
wichtig?
keine 0%
1-10% 25%
10-25% 23%
25-50% 22%
50-75% 18%
75-100% 12%
Fragt man danach wie viele E-Mails für das tägliche Business
überhaupt relevant sind, so erhält man erstaunlich unterschiedliche
Ansichten: Ein Viertel der Teilnehmer (25 Prozent) erhält nur
äußerst selten geschäftlich relevante E-Mails: 9 von
10 E-Mails sind hier vermutlich ungezielt versendete Massenwerbung
oder Newsletter. Für 23 Prozent sind von hundert E-Mails nur
10 bis 25 Posteingänge geschäftlich wichtig. Mehr als jeder
Fünfte (22 Prozent) befindet 25 bis 50 Prozent seiner E-Mails
für geschäftlich relevant. Nicht mal ein Drittel (30 Prozent)
kommt zu dem Schluss, dass immerhin mehr als die Hälfte ihrer
E-Mails geschäftlichen Zwecken dient. Frohes Schaffen - es warten
etliche Kunden und Kollegen auf Antwort!
Wie viele E-Mails löschen Sie direkt nach
dem Lesen des Betreffs?
keine 14%
1-10% 31%
10-25% 19%
25-50% 18%
50-75% 13%
75-100% 6%
Unaussagekräftige Betreffs, leere <no subject>-Zeilen
oder zig mal weitergeleitete E-Mails [Fwd: Wtrlt: WG: Fw: AW: FUN]
verstopfen tagtäglich den Posteingang und machen eine vernünftige
Vorsortierung schwer. Es sei denn, die Betreffzeile beinhaltet schon
das eigentliche Anliegen. Oft reicht eine Kurznotiz nur im Betreff,
die mit 'EOM' (End of Mail) beendet wird.
Trotzdem löschen 14 Prozent unserer Umfrage-Teilnehmer keine
einzige E-Mail nur aufgrund des Betreffs. Bei 31 Prozent kann es
vorkommen, dass sie jede zehnte E-Mail gleich nach dem Lesen des
Betreffs löschen. Zusammengenommen 37 Prozent der Umfrage-Teilnehmer
löschen zwischen 10 und 50 Prozent ihrer E-Mails und 13 Prozent
verbannen immerhin bis zu dreiviertel Ihrer E-Mails direkt nach
Kenntnisnahme der Betreffzeile in den Papierkorb. Eine wahre Löschorgie
hingegen veranstalten die 6 Prozent der Teilnehmer, die mehr als
75 Prozent ihrer E-Mails für immer aus dem Posteingangsordner
entfernen.
Fühlen Sie sich von vielen geschäftlichen
E-Mails gestresst?
nein 63%
etwas 33%
sehr 4%
E-Mail kann eine stressige Angelegenheit sein: Schnell
wird per E-Mail eine Anweisung gegeben oder eine Frage
gestellt, schnell wird auch eine Antwort verlangt.
Doch ein Großteil unserer Umfrage-Teilnehmer
bleibt ganz entspannt: 63 Prozent fühlen sich
in keinster Weise von geschäflichen E-Mails gestresst
und stehen der elektronschen Post auch ein wenig Gemütlichkeit
zu. Ein Drittel der Teilnehmer (33 Prozent) hingegen
empfindet die elektronische Geschäftspost als
leidlich stressig, aber nur sehr wenige (4 Prozent)
schreiben geschäftlichen E-Mails ein ausgesprochenes
Stresspotenzial zu.
Wie schnell antworten Sie in der Regel dem
Absender einer E-Mail?
innerhalb 1 Std. 32%
innerhalb 6 Std. 36%
innerhalb 12 Std. 9%
innerhalb 24 Std. 17%
innerhalb 2 Tagen 4%
länger als 2 Tage 1%
E-Mails sollen Abläufe schneller machen und die Zeitspanne
für Entscheidungen verkürzen. Zeit ist Geld, denkt sich
sicher auch das Drittel (32 Prozent) der Umfrage-Teilnehmer, die
dem Absender einer E-Mail sogleich (innerhalb einer Stunde) antworten.
In 36 Prozent der Fälle muss der Absender auch nicht all zu
lange warten: Er bekommt die Antwort innerhalb von sechs Stunden.
Etwas länger dauert es bei zusammengenommen 26 Prozent der
Teilnehmer. Sie antworten in einem Zeitrahmen zwischen 6 und 24
Stunden. Aber auch hier hat der Absender die Antwort in aller Regel
am nächsten Tag in seinem elektronischen Postkasten. Zwei Tage
oder länger dauert es nur selten (5 Prozent).
Durch die Einführung der E-Mails ist Ihre
Produktivität...
gestiegen 68%
gleich geblieben 27%
gesunken 5%
30 Jahre sind seit der Einführung der elektronischen Post
ins Land gegangen und manche denken die Erfinder gehörten bestraft.
Doch nur eine Minderheit denkt, dass E-Mail auf dem besten Wege
ist, tausende von Arbeitsstunden zu vernichten und Produktivität
im Keim zu ersticken: Jeder Zwanzigste (5 Prozent) sieht durch die
Einführung der E-Mails seine produktiven Arbeitsabläufe
beeinträchtigt. Im Gegenzug freuen sich mehr als zwei Drittel
der Umfrageteilnehmer (68 Prozent) über ihre dank E-Mail gestiegene
Produktivität.
Für ein Viertel (26 Prozent) hat sich nichts verändert:
Ihre Produktivität ist weder gestiegen noch gesunken. Aber
das ist ja auch eine Erkenntnis.
Kommentare zu diesem Artikel:
"Wenn man irgendeine Einbindung in irgendeine Art von Team hat (und wer hat das nicht?), ist E-Mail einfach DIE geniale Erfindung. Anders als Telefon belästigt es mich nicht beim Arbeiten - ich bestimme selbst, wann ich reingucke. Und wie viele Daten können blitzschnell per Anhang übermittelt werden. Für mich gibts nur: pro E-Mail!
Jörg Schröder (Februar 2003)"
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10 – 30 min 37% 
30 – 60 min 41% 
60 – 90 min 12%
90 – 120 min 6%
120 – 180 min 2%
länger als 3h 2% 
