"Land unter" auf Ihrem Schreibtisch?

Wer kennt das nicht: Frisch und voller Tatendrang kommen Sie morgens am Arbeitsplatz an. Doch schon beim ersten Blick auf Ihren Schreibtisch fühlen Sie sich wie erschlagen: Papiere, Unterlagen, Fachliteratur – stapelweise und so weit das Auge reicht! Zwar beherrschen Genies sprichwörtlich das Chaos, aber auch Albert Einstein hatte bekanntermaßen nicht immer Recht. Auf Ihrem Schreibtisch jedenfalls hat das Chaos nichts verloren und erschwert Ihnen nur die Arbeit. Wie Sie sich vom unnötigen Schreibtischballast befreien weiß Jens Holtmann, Fachautor und Gründer der Einkäufer-Akademie.

Zuerst der Blick darauf, wie ein voller oder sogar chaotischer Schreibtisch auf andere Menschen (Chef, Kollegen, Mitarbeiter) wirkt. Britische Forscher der Universität Manchester fanden in einer Studie 2004 heraus, dass der Zustand eines Schreibtisches Rückschlüsse auf die Verfassung seines Besitzers zulässt. Das deckt sich mit der uralten (ägyptischen) Weisheit: "Wie Innen – so Außen!"

Rund 2.500 Menschen hatten ein Foto ihres beruflichen Arbeitsplatzes geschickt und zusätzlich Fragen zu ihrer Persönlichkeit und ihrem Privatleben beantwortet. Zwei Drittel der im Rahmen der Studie ebenfalls befragten Manager bevorzugen Mitarbeiter mit aufgeräumtem Arbeitsplatz. Jeder Zweite glaubt, dass an einem chaotischen Schreibtisch notwendigerweise ein unzuverlässiger und amateurhaft arbeitender Beschäftigter sitzt.

Auch die vom Informationsdienst "Der Persönliche Organisations-Berater" in Auftrag gegebene repräsentative Emnid-Umfrage aus dem Jahr 2005 kommt zu den Ergebnissen:

Nicht der volle, sondern ein leerer Schreibtisch ist das Zeichen beruflichen Erfolgs. Davon sind 60 Prozent der deutschen Führungskräfte - egal ob aus dem Mittelstand oder aus Großunternehmen – überzeugt. Nur 22 Prozent glauben, dass Menschen mit einem vollen Schreibtisch erfolgreicher sind. Offenbar hat sich die Auffassung durchgesetzt, dass Menschen mit einem aufgeräumten Schreibtisch auch sonst ihr Leben und ihre Aufgaben im Griff haben und ihren Berufsalltag effektiv organisieren.

Das sind ja tolle Aussichten. Vielleicht gehören Sie auch zu den Menschen, die ihren vollen Schreibtisch schon öfter leer- und aufgeräumt haben. Was passierte? Nach ein paar Tagen (oder manchmal auch nur Stunden) war der alte Zustand wieder hergestellt. Die Gründe dafür sind vielfältig und häufig individuell bedingt. Tatsache ist, dass der volle Schreibtisch ein großer Effizienz-Killer ist und uns eine Menge negativer Gefühle bereiten kann.

Die russische Psychologin Bluma Zeigarnik (1900 - 1988) fand im Jahre 1927 (nach Experimenten im Bereich der Handlungstheorie nach Kurt Lewin) heraus, dass unerledigte Handlungen besser erinnert werden als erledigte und außerdem eine verstärkte Tendenz hinterlassen, sich immer wieder damit auseinander zu setzen (Zeigarnik-Effekt). Als Ursachen gelten "Restspannungen" im Erinnerungsvermögen und eine nicht eingetretene Wunscherfüllung.

Bluma Zeigarnik hat erforscht, dass unser Gehirn wie ein riesiges "Schubladensystem" funktioniert. Immer, wenn wir eine Sache beginnen und nicht zu Ende führen oder nicht zu Ende führen können, dann bleibt diese Schublade offen und wir stoßen ständig dagegen. Je mehr Schubladen wir geöffnet haben, umso weniger können wir uns auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren. Unerledigte Aufgaben rauben uns wertvolle Energie, weil wir ständig an sie denken müssen. Auf dem Schreibtisch liegen diese ja vor uns und wir sehen sie ständig. Jede erledigte Aufgabe/Arbeit produziert dagegen Glücks- und Zufriedenheitsgefühle (u. a. durch Endorphine).

Wichtig: Der Zeigarnik-Effekt wirkt – wie vieles – sehr stark über unser Unterbewusstsein.

Kurzfristig können wir uns durch eine radikale Aufräumaktion Luft verschaffen. Das erste Ziel dabei: Weg mit dem Ballast. Am besten in den Papierkorb (im Zweifel gegen den Angeklagten und rein damit), und was wir noch brauchen oder bearbeiten müssen, soll erst einmal aus unseren Augen verschwinden. Ab in den Schrank oder die Schublade. Auf dem Schreibtisch soll später im Idealfall nur die aktuell zu bearbeitende Aufgabe liegen.

Wichtig: Diese Maßnahme bringt mit wenig Aufwand eine große Entlastung.

Aber Vorsicht! Es sinkt zwar schlagartig der Leidensdruck – dennoch ist es nur eine Symptombekämpfung. Wenn Sie nicht Ihr Denken und Verhalten ändern, ist der Schreibtisch im Nu wieder voll. Garantiert! Die Kunst besteht darin, praktisch nach dem Aufräumen sofort die alten Arbeits-, Denk- und Verhaltensgewohnheiten dauerhaft zu verändern. Ein erster Schritt in diese Richtung ist das Anwenden des Eisenhower-Grundsatzes: Jeden Vorgang (jedes Papier) nur einmal "anfassen" und sofort über die weitere Bearbeitung entscheiden.

Auch die Arbeit mit der einfach - auch in Outlook - anzuwendenden "Lee-Methode" schafft Entlastung und mehr erledigte Aufgaben. Schon Johann Wolfgang von Goethe wusste: "Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu ordnen, ist alles andere im Leben ein Kinderspiel." Der US-Berater Ivy Lee fand bereits Anfang des letzten Jahrhunderts eine wirksame Technik zur Tagesplanung:

Es ist kein Problem, wenn Sie nicht alle sechs Punkte erledigen können. Den/die wichtigsten Punkte haben Sie geschafft, die anderen müssen eben warten. Wenn Sie Ihre täglichen sechs Aufgaben nicht auf diese Art und Weise erledigen können, schaffen Sie es auch auf anderem Weg nicht. Ohne System würden Sie weit mehr als dreimal so viel Zeit brauchen und hätten die Aufgaben nicht einmal in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit behandelt. Probieren Sie es aus. Diese Arbeitstechnik ist eine der wenigen, die wirklich dauerhaft funktioniert und Sie enorm vorwärts bringt.

Weitere Informationen erhalten Sie vom Autor Jens Holtmann.
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