Informationen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Mit den nachstehenden Informationen stellen wir Ihnen die wesentlichen Inhalte zur Verfügung, die die Unternehmen der Randstad Gruppe vertraglich im Zuge einer gemeinsamen Verantwortung gemäss Art. 26 DSGVO für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Betrieb einer gemeinsamen Datenbank für Kunden, Interessenten, Kandidaten und Bewerber (nachfolgend die Datenbank) festgelegt haben.
1. Gemeinschaftsbetrieb, Gemeinsame Verantwortlichkeit
Die Datenbank für Kunden, Interessenten, Kandidaten und Bewerber ist ein gemeinsames System der nachfolgenden rechtlich selbständigen Unternehmen der Randstad-Gruppe:
1. Unternehmen: Randstad Deutschland GmbH & Co.KG Anschrift: Frankfurter Straße 100, D-65760 Eschborn
2. Unternehmen: Randstad Outsourcing GmbH Anschrift: Frankfurter Straße 100, D-65760 Eschborn
3. Unternehmen: Randstad Automotive GmbH & Co.KG Anschrift: Frankfurter Straße 100, D-65760 Eschborn
4. Unternehmen: GULP Information Services GmbH (“GIS”) Anschrift: Landsberger Straße 187, D-80687 München
5. Unternehmen: GULP Consulting Services GmbH (“GCS”) Anschrift: Landsberger Straße 187, D-80687 München
6. Unternehmen: GULP Solution Services GmbH & Co. KG (“GSS”) Anschrift: Breite Straße 137-139, D-50667 Köln
7. Unternehmen: GULP Schweiz AG Anschrift: Baslerstrasse 60, CH-8048 Zürich
8. Unternehmen: Mühlenhoff & Partner GmbH (Risesmart) Anschrift: Wallstraße 16, D-40213 Düsseldorf
Voraussichtlich ab dem 20.06.2023 treten zusätzlich folgenden Gesellschaften der vorgenannten gemeinsamen Verantwortlichkeit zusätzlich bei:
9. Unternehmen: Tempo Team Management Holding GmbH Anschrift: Frankfurter Straße 100, D-65760 Eschborn
10. Unternehmen: Tempo-Team Personaldienstleistungen GmbH Anschrift: Frankfurter Straße 100, D-65760 Eschborn
11.Unternehmen: Tempo-Team Engineering GmbH Anschrift: Frankfurter Straße 100, D-65760 Eschborn
12. Unternehmen: Tempo-Team Outsourcing GmbH Anschrift: Frankfurter Straße 100, D-65760 Eschborn
13. Unternehmen: Tempo-Team Managed Service Provider GmbH Anschrift: Frankfurter Straße 100, D-65760 Eschborn
(die Unternehmen nachfolgend gemeinsam auch „Randstad Gruppe“ genannt).
Der Gemeinschaftsbetrieb der Datenbank bringt es mit sich, dass die Unternehmen der Randstad Gruppe in bestimmten Fällen gemeinsam die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten festlegen und insoweit als gemeinsame Verantwortliche im Sinne von Art. 26 Abs. 1 Satz 1 der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DSGVO“ genannt) anzusehen sind.
Die gemeinsame Verantwortlichkeit der Unternehmen der Randstad Gruppe betrifft alle Verarbeitungstätigkeiten im Zusammenhang mit Customer-Relationship-Management, Candidate-Relationship-Management und Matching (Abgleich von Skills mit kundenseitigen Stellenanforderungen), die im Rahmen des Gemeinschaftsbetriebs der Datenbank durchgeführt werden.
2. Was haben die betroffenen Randstad-Unternehmen vereinbart?
Die Unternehmen haben die Grundsätze für die gemeinsame Verarbeitung von personenbezogenen Daten und die jeweiligen datenschutzrelevanten Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Rahmen des Gemeinschaftsbetriebs der Datenbank in einer schriftlichen Vereinbarung festgelegt. Insbesondere haben die Unternehmen eine Vereinbarung darüber getroffen, wer in welcher Weise für die Wahrnehmung Ihrer Betroffenenrechte nach Art. 15 bis 22 DSGVO und die Erfüllung der Informationspflichten gemäss den Artikeln 13 und 14 DSGVO verantwortlich ist.
Die zwischen den Unternehmen getroffene Vereinbarung enthält zudem die grundlegenden Regelungen für die interne Organisation ihrer Zusammenarbeit im Bereich des Datenschutzes, um die Voraussetzungen für eine nahtlose und reibungslose Zusammenarbeit sicherzustellen. Der wesentliche Inhalt dieser Vereinbarung wird Ihnen in den nachfolgenden Abschnitten erläutert.
3. Wer übernimmt welche Pflichten nach der DSGVO und was bedeutet das für Sie als betroffene Person?
a) Informationspflichten nach Art. 12 ff. DSGVO und Art. 26 Abs. 2 Satz 2 DSGVO
Die Unternehmen haben vereinbart, dass sie die gemäss Art. 12 ff. DSGVO erforderlichen Datenschutzinformationen jeweils untereinander abstimmen und den betroffenen Personen transparent und leicht zugänglich zur Verfügung stellen. Die Informationen entnehmen Sie den jeweiligen Datenschutzhinweise der Webseite des jeweiligen Unternehmens der Randstad-Gruppe.
b) Wahrnehmung Betroffenenrechte
Welche Rechte Ihnen konkret zustehen, ergibt sich aus dem Abschnitt „Ihre Rechte“ in unseren Datenschutzhinweisen. Sofern Sie die Ihnen zustehenden Rechte aus den Art. 15 bis 22 DSGVO im Hinblick auf die gemeinsame Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Unternehmen geltend machen möchten, stehen nachfolgende Ansprechpartner in den Unternehmen zur Verfügung:
1. Unternehmen: Randstad Deutschland GmbH & Co.KG, Ansprechpartner: Steffen Müsel, Kontakt Betroffenenrechte: betroffenenrechte@randstad.de
2. Unternehmen: Randstad Outsourcing GmbH, Ansprechpartner: Lars Beitlich, Kontakt Betroffenenrechte: datenschutz-ros@randstad.de
3. Unternehmen: Randstad Automotive GmbH & Co.KG, Ansprechpartner: Steffen Müsel, Kontakt Betroffenenrechte: betroffenenrechte@randstad.de
4. Unternehmen: GULP Information Services GmbH (“GIS”), Ansprechpartner: Lars Beitlich, Kontakt Betroffenenrechte: betroffenenrechte@gulp.de
5. Unternehmen: GULP Consulting Services GmbH (“GCS”), Ansprechpartner: Lars Beitlich, Kontakt Betroffenenrechte:: betroffenenrechte@gulp.de
6. Unternehmen: GULP Solution Services GmbH & Co. KG (“GSS”), Ansprechpartner: Lars Beitlich, Kontakt Betroffenenrechte: betroffenenrechte@gulp.de
7. Unternehmen: GULP Schweiz AG, Ansprechpartner: Lars Beitlich, Kontakt Betroffenenrechte: datenschutz@gulp.de
8. Unternehmen: Mühlenhoff & Partner GmbH (Risesmart), Ansprechpartner: Udo Lahr, Kontakt Betroffenenrechte: datenschutz@muehlenhoff.com
9. Unternehmen: Tempo Team Management Holding GmbH, Ansprechpartner: Lars Beitlich, Kontakt Betroffenenrechte: betroffenenrechte@de.tempo-team.com
10. Unternehmen: Tempo-Team Personaldienstleistungen GmbH, Ansprechpartner: Lars Beitlich, Kontakt Betroffenenrechte: betroffenenrechte@de.tempo-team.com
11. Unternehmen: Tempo-Team Engineering GmbH, Ansprechpartner: Lars Beitlich, Kontakt Betroffenenrechte: betroffenenrechte@de.tempo-team.com
12. Unternehmen: Tempo-Team Outsourcing GmbH, Ansprechpartner: Lars Beitlich, Kontakt Betroffenenrechte: betroffenenrechte@de.tempo-team.com
13. Unternehmen: Tempo-Team Managed Service Provider GmbH, Ansprechpartner: Lars Beitlich, Kontakt Betroffenenrechte: betroffenenrechte@de.tempo-team.com
Ungeachtet dessen können Sie die Ihnen zustehenden Rechte in Zusammenhang mit der gemeinsamen Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten auch unmittelbar gegenüber jedem einzelnen Unternehmen geltend machen. Das jeweilige Unternehmen wird das Anliegen in diesem Fall unverzüglich an die Randstad Deutschland GmbH & Co.KG zur weiteren Bearbeitung weiterleiten, die mit der Klärung und Beantwortung der Betroffenenanfragen vertraglich beauftragt ist. Soweit erforderlich werden die Unternehmen die Randstad Deutschland GmbH & Co.KG bei der Beantwortung und Bearbeitung von Anfragen und Anliegen betroffener Personen unterstützen.
c) Datenschutzvorfälle, Kommunikation mit Aufsichtsbehörden
Der jeweilige Ansprechpartner ist als Datenschutzbeauftragter ebenfalls für die Prüfung und Bearbeitung im Fall von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten oder einer sicherheitsrelevanten Störung bei der gemeinsamen Datenverarbeitung einschliesslich der Erfüllung der dadurch eventuell ausgelösten Meldepflichten gegenüber der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 33 DSGVO) bzw. Benachrichtigungspflichten gegenüber den betroffenen Personen (Art. 34 DSGVO) zuständig.
Die Unternehmen haben Vorkehrungen getroffen, die sicherstellen, dass bei Bekanntwerden eines Datenschutzvorfalls innerhalb des Einflussbereiches des jeweiligen Unternehmens unverzüglich a) alle Massnahmen ergriffen werden, die zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der betroffenen Personen erforderlich sind und b) die Datenschutzbeauftragten der Randstad-Gruppe sich gegenseitig über den Datenschutzvorfall informiert werden.
Die Unternehmen haben sich darüber hinaus verpflichtet, sich unverzüglich und vollständig gegenseitig zu informieren, wenn sie bei der Prüfung der Verarbeitungstätigkeiten Fehler oder Unregelmässigkeiten hinsichtlich datenschutzrechtlicher Bestimmungen feststellen.
d) Wahrnehmung sonstiger wesentlicher Pflichten nach der DSGVO
Die Unternehmen haben sich ausserdem vertraglich dazu verpflichtet, in ihrem Zuständigkeits- und Einflussbereich jeweils die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Rechtmässigkeit der durch sie im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit durchgeführten Datenverarbeitungen, sicherzustellen. Insbesondere hat jedes Unternehmen in ihrem jeweiligen Zuständigkeits- und Einflussbereich
dafür Sorge zu tragen, dass nur solche personenbezogenen Daten erhoben werden, die für die rechtmässige Prozessabwicklung zwingend erforderlich sind,
sicherzustellen, dass sein Personal die Vertraulichkeit der Daten gemäss den Art. 28 Abs. 3, 29 und 32 DSGVO wahrt und entsprechend auf das Datengeheimnis verpflichtet sowie in die für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz eingewiesen wird,
die erforderlichen technischen und organisatorischen Sicherheitsmassnahmen gemäss Art. 32 DSGVO zu implementieren, regelmässig zu prüfen und stets auf dem aktuell technischen Stand der Technik zu halten,
die unter die gemeinsame Verantwortlichkeit fallenden Verarbeitungsvorgänge in sein Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 Abs. 1 DSGVO aufzunehmen und Dokumentationen im Sinne von Art. 5 Abs. 2 DSGVO, die dem Nachweis der ordnungsgemässen Datenverarbeitung im Rahmen der Rechenschaftspflicht dienen, ordnungsgemäss aufzubewahren.