- Definieren und strukturieren der Projektleistung und Arbeitspakete sowie Abstimmung dieser mit

dem Auftraggeber und den Projektbeteiligten

- Zeitliche Planung der Projektleistungen, Erstellung von Arbeitsplänen und Abstimmung der Planung

mit den Stakeholdern

- Monitoring der Projektleistungen in Bezug auf Einhaltung von vereinbarten Terminen (Meilensteine) in vereinbarter Qualität und vereinbartem Budget

- Budgetplanung und Budgettracking über mehrere Teilprojekte hinweg

- Kontrolle der termingerechten Leistungsverrechnung

- Organisation von Projektmeetings, Workshops und Veranstaltungen im Projektkontext

- Dokumentation und regelmäßige Aktualisierung der Projektleistungsdefinition, Arbeits- und Budgetpläne

- Mittelabflusskontrolle und Kommunikation der Mittelabflüsse an die betreffenden Stakeholder

- Leistungen in der Kommunikation und Reporting

- Erstellen von Projektstatusberichten, Präsentationen zu Projektleistungen und Dokumentation der

Projektergebnisse

- Bereitstellen der relevanten Projektinformationen an die betreffenden Stakeholder des Projekts

- Organisation und Durchführung von Statusterminen mit Konzernpartnern und beteiligten   Umsetzungsteams

Übernahme von Projektkoordinationsaufgaben im Projekt "Neue Viridium Arbeitswelt" mit dem Ziel eines reibungslosen Umbaus und Umzuges sowie der erfolgreichen Einführung einer cloudbasierten Buchungssoftware.

Allgemein:

• Planung, Organisation und Kontrolle von Zielen, Meilensteinen und einzelnen Tasks des Projekts
• Tracken, ggf. Anpassen und Aktualisieren des Projektfortschrittes anhand definierter Kennzahlen
• Dokumentation und Kommunikation gegenüber Stakeholdern
• Erstellen von Status-Reports 
• Erstellen und Pflege von Projektdokumentationen
• Tracken von Tasks und To Do's
• Organisation von Projektterminen
• Teilnahme an Status-Meetings, Abstimmungsgesprächen und Workshops
• Erstellen von Auswertungen für verschiedene Verwendungszwecke und Stakeholder (Excel und Power Point)
• Erstellen von Vorstandsunterlagen zur Entscheidungsfindung

Implementierung einer cloudbasierten Buchungssoftware:

• Organisieren und Einholen interner Prüfungen und Freigaben zum Einführen einer Cloudlösung (Checkliste, Sicherheitskonzept, Datenschutz, Compliance, Lizenzmanagement, etc.)
• Enge Abstimmung und Zusammenarbeit mit allen involvierten Abteilungen 
• Organisieren des Vertragsabschluss' mit dem Anbieter in enger Zusammenarbeit mit Einkauf und Legal 
• Organisieren und tracken sämtlicher Voraussetzungen / Anforderungen zur Einführung der Software 
• Erstellen finaler Layouts 
• Erarbeiten und Aufbereiten aller relevanten Informationen zu sämtlichen Arbeitsplätzen, Meeting-, Kreativ- und Loungeräumen
• Finalisieren der Implementierung der Cloud-Buchungssoftware

Raumgestaltung:

• Planung neue Raumgestaltung 
• Ist- und Sollaufnahme der einzelnen Resorts
• Enge Abstimmung mit der Innenarchitektin über die Details (Möbelauswahl, Platzierung Möbel in Zusammenhang mit
  Bodentanks, Licht, Fluchtwege, Lärmschutzmaßnahmen etc. ..)
• Koordination der Gestaltung der Umbau- und Umzugsmaßnahmen zusammen mit Facility Management
• Möbelbestellungen 
• Bestell- und Kostenübersichten auf Raumebene

Proaktive Unterstützung Vice President Global IT Infrastructure im Projekt- und Tagesgeschäft

• Erstellen von Präsentationen bis auf C-Level Management
• Erstellen von Statistiken, Analysen und Auswertungen sowie die strategische Aufbereitung dieser Daten bis auf C-Level Management
• Zielgerichtetes Erstellen von Unterlagen zur Entscheidungsfindung für alle Ebenen
• Globales Event-, Termin- und Travelmanagement
• Unterstützen beim Planen, Organisieren und Durchführen der jährlich stattfindenden Global IT-Conferences mit mehreren 100 Teilnehmern
• Unterstützen beim Erstellen und Einführen neuer globaler Prozesse sowohl im operativen als auch im projektbezogenen Bereich
• Unterstützen beim Erstellen, Einführen und Weiterentwickeln / Anpassen eines Kommunikationskonzepts
• Planen der running costs für das jeweilige Folgejahr in enger Abstimmung mit den Directors
• Verantwortlich für die Einhaltung des Budgets im laufenden Jahr
• Erstellen von Anforderungen für den Einkauf
• Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit HR, Einkauf, IT Controlling und Assistentin CIO
• Prüfen und Bearbeiten von Rechnungen für Projekt- und laufende Kosten
• Onboarding / Offboarding
• Zentrale Ansprechpartnerin / Schnittstelle für alle organisatorischen Angelegenheiten im Tages- und Projektgeschäft
• Zentrale Ansprechpartnerin/ Schnittstelle für Externe in allen Bereichen

Die Automotive-Sparte der Trelleborg AB fusionierte im Jahr 2012 mit der Vibracoustic zur Trelleborg Vibracoustic GmbH, heutige Vibracoustic Germany Holding GmbH. Ziel der Projekte war die Einführung einer globalen IT Infrastruktur sowie deren Upgrade/ Migration sowie der Umzug der gesamten globalen IT Infrastructure von Breuberg nach Weinheim

• Projekt Management für (Teil-) Projekte
• PMO / Projekt Controlling und Projekt Koordination für mehrere globale Projekte
• Projektübergreifendes Ressourcen-, Kosten- und Budget Management
• Erstellen von Time- und Deadlines unter Berücksichtigung aller Projekte und Tagesgeschäft
• Tracken der Time- und Deadlines
• Erstellen und tracken von Open Issue Lists
• Change und Task Management, teilweise in ServiceNow
• Koordinieren und abstimmen mit den jeweiligen Fachbereichen sowie internen und externen Projektmitarbeitern, um z.B. die Deadlines zu halten und andere Anforderungen zu erfüllen
• Organisieren und vorbereiten von Projektmeetings wie Jour Fixes, Workshops, etc.
• Erstellen von Projektunterlagen und Reportings bis auf C-Level Management
• Support des PMO-Lead in allen Bereichen, speziell beim Erstellen, Einführen und Kommunizie-ren neuer / angepasster Prozesse
• Unterstützung in der Implementierung von IT Infrastruktur Services
• Mitarbeit bei der Erstellung, der Kommunikation sowie beim Einführen und Anpassen von Ma-nagement Strategien, Richtlinien und Normen
• Mitarbeit beim Erstellen der Projektanforderungen
• Unterstützen der Projekt Manager (Proposals, PIDs, etc.)
• Erstellen von aktuellen Projekt- und Kommunikations-Charts
• Vorbereiten und Sicherstellen von allen Projektunterlagen zum Schließen eines Projekts

Replacement von 43 teils geleasten, teils gekauften Riverbed-Devices in 13 Ländern. Alle Riverbed-Geräte des Kunden erreichten innerhalb des Projektzeitraumes den „End-of-Life-Status“ und wurden vom Provider nicht länger unterstützt. Dadurch bestand ein Risiko für die Optimierung der internetrelevanten Applikationen. Ziel des Projekts war, veraltete Riverbed-Geräte zu ersetzen sowie die Stabilität und Leistung der internetbasierten Anwendungen in den einzelnen Standorten zu verbessern.

• Evaluieren der Devices, die im Folgejahr den „End-of-Live-Status“ erreichen
• Erhaltung oder Verbesserung der Stabilität und Leistung
• Grobe Abstimmung mit dem Provider über Austausch und Kosten, um die Kosten zu beziffern
• Information über anstehendes Replacement sowie Forecast an die betreffenden Standorte
• Validieren neuer Anforderungen sowie der Verbindungen pro Tag und pro Standort
• Auswerten des Validierungsergebnisses
• Auswahl / Entscheidung des neuen Modelltyps und einholen verbindlicher Angebote
• Abstimmung mit den jeweiligen Controllern/ Kostenstellenverantwortlichen und Servicetechnikern vor Ort
• Erstellen bzw. Support beim Erstellen von Capex – und Opexanträgen
• Koordination zwischen Einkauf und Provider
• Koordination zwischen Provider und onsite Services
• Abstimmung mit den Verantwortlichen vor Ort wegen Zoll, Downtime, Mehrarbeit, Zugang zu den Serverräumen etc.
• Rollout
• Handover an den onsite Support
• Timemanagement

Der Standort Breuberg wurde zum 31.12.2018 komplett geschlossen. Alle Räumlichkeiten der IT sowie des Headquarters mussten besenrein übergeben werden. Zudem musste das Invest der IT komplett aufgelöst bzw. in andere Standorte verlagert werden.

• Einweisen des Umzugsunternehmens 

• Koordinieren des Umzugs von Büroequipment etc. von Breuberg nach Weinheim in Intervallen in Abstimmung mit dem Umzugsunternehmen und den verantwortlichen Kollegen am neuen Standort 

• Auflösen / verlagern des auf das Cost Center der IT Infrastructure in Breuberg laufenden Invests sowohl in den Büchern als auch physisch in enger Zusammenarbeit mit Global Controlling, IT Controlling und dem Standortverantwortlichen
• Evaluieren, welche aussortierte Hardware an welchen anderen Europäischen Standorten zum Einsatz kommen kann
• Steuern der Verlagerung / Umschreibung von IT Equipment in andere Standorte
• Koordination des Verkaufs von Büroequipment an externe Firmen
• Einweisen und beaufsichtigen des Entsorgungsunternehmens sowie im Anschluss der Reinigungsfirma

Der Standort Breuberg wurde zum 31.12.2018 komplett geschlossen. Das Teilprojekt betraf den Umzug der kompletten IT Abteilung Breuberg in ein zu sanierendes und den Anforderungen „Office 2030“ entsprechendes Gebäude am Standort Weinheim. In dem Zusammenhang wurde ein Großteil der Hardware entsorgt und neue geleast.

• Evaluieren, welche Hardware (Notebooks, Monitore, Server, Switches, etc.) aufgrund „End-of-Live“ oder weil sie den Anforderungen von „Office 2030“ nicht entsprechen, getauscht werden müssen
• Erstellen eines Sitzplans und den daraus resultierenden Anforderungen am neuen Standort
• Validieren der individuellen Anforderungen je Mitarbeiter an die neue Hardware
• Bestandsaufnahme für die Einrichtung von Homeoffice-Arbeitsplätzen für alle internen Mitarbeiter
• Unterstützen des Einkaufs beim Einholen von Angeboten und während des gesamten Order- und Lieferprozesses
• Klären / übernehmen / tracken sämtlicher administrativen Voraussetzungen für den Zugang, den Einsatz etc. aller internen und externen Mitarbeiter am neuen Standort
• Auswahl und einweisen des Umzugsunternehmens
• Koordination des Umzugs von 25 Mitarbeitern der IT Infrastructure in Intervallen in Abstimmung mit jedem einzelnen internen und externen Kollegen, dem Umzugsunternehmen und den verantwortlichen Kollegen am alten sowie am neuen Standort
• Verantwortlich für den reibungslosen Ablauf des gesamten Umzugs
• Support des Projektmanagers für das Gesamtprojekt

Projekt Controlling/ Projekt Management Office

• Anlegen und pflegen von Projekten, Ressourcen, Rechnungsplänen etc. im firmeneigenen Project Control System
• Tracken von Ressourcen
• Abstimmung notwendiger Neubestellungen und Umbuchungen einzelner Ressourcen
• Erstellen von Obligo Meldungen
• Auswertung fakturierbarer Stunden
• Erstellen verschiedener Reports

Unterstützung und Betreuung Business Manager / Business Units

• Unterstützung des Business Managers in operativen und strategischen Angelegenheiten
• Organisation und Strukturierung des Tagesgeschäfts
• Kommunikative Schnittstelle zu Mitarbeitern und anderen Units
• Entsenden von Mitarbeitern in die Schweiz
• Aufbereitung und Auswertung von Kennzahlen
• Überarbeiten und Erstellen von Angeboten
• Erstellen von Präsentationen für Kunden
• Organisation und Koordination von Meetings
• Terminmanagement

Die DekaBank Luxembourg hat im Jahr 2010 das Privatkundengeschäft der LBBW sowie der West LB übernommen. Ziel des Projekts war die Zusammenführung und Integration in das Privatkundengeschäft der DekaBank.

• Unterstützung des Projekt Managers bei Planungs-, Erfassungs- und Informationsaufgaben
• Erstellen, tracken und überarbeiten von Projekt- und Ressourcenplänen
• Unterstützung und Qualitätssicherung (bei) der Projektdokumentation 
• Vorbereiten und Teilnahme an Jour Fixe Terminen
• Tracken von Time- und Deadlines 
• Aufbereiten von Kennzahlen
• Erstellen von Dokumenten/ Präsentationen zur Entscheidungsfindung für den Projekt Manager und Lenkungsausschuss
• Tracken von Beschlüssen
• Anforderungsmanagement
• Kommunikative Schnittstelle zwischen den Teilprojekten

• Unterstützung bei Ausschreibungsverfahren
• Internetrecherche über potenzielle Bewerber 

• Erstellen der Geheimhaltungserklärung (NDA)
• Erstellen des allgemeinen Teils sowie die komplette Überarbeitung des RfPs
• Formelle Angebotsprüfung
• Unterstützung beim Auswahlverfahren
• Organisation und Vorbereitung des PoC-Verfahrens 
• Überarbeiten der Statusfolien und Präsentationen für den Lenkungsausschuss

Die DekaBank Luxembourg stellte im Jahr 2012 ihr Betriebssystem auf Windows 7 um. In diesem Zusammenhang musste ein nicht kompatibles, individuell erstelltes Programm ersetzt werden, mit dem bis zu diesem Zeitpunkt die Kundenanschreiben erstellt wurden. Ziel des Teilprojektes war die Einführung einer neuen, mit Office 2010 ff kompatiblen Software, die alle bisherigen sowie alle notwendigen neuen Anforderungen erfüllt 

• Ist- und Anforderungsanalyse
• Erstellen des Projektauftrages sowie des Projekt- und Ressourcenplans
• Softwareanalyse
• Erstellen des Fachkonzepts
• Software-Evaluation
• Moderation von Workshops
• Organisation und Durchführung regelmäßiger Statusmeetings
• PMO / Projekt Controlling
• Komplette Projektdokumentation