PMO für WP: Schnittstellenkoordination Mandant/EY-Teams (10/2021 bis 03/2022 und 11/2022 bis 03/2023)

• Zentrale Koordination - Einholung der Bestätigungen aller Vermögenswerte für die Erstellung der Jahresabschluss-Prüfung des Mandanten
• Statusüberwachung ? Rückläufe aller Bank- und Vermögensbestätigungen In- und Ausland
• Schnittstelle für den Mandanten zum EY-Prüfungsteam
• Kommunikation und Meetings mit Prüfungsteam, Mandanten, Dienstleistern (In- und Ausland)
• Abstimmung Differenzen zu Salden- und Depotbestätigungen und anderer Vermögenswerte

PMO für Real Estate: Abwicklung Märkte einer deutschen Warenhauskette (03/2022 bis 10/2022)

• Identifizierung und Veranlassung der ?Wiederkehrenden Prüfungen? der Gebäudeinstallation (Elektrik, Brandschutz, Aufzüge? usw.) nach Vorschrift DGVU, VDE usw. in vorgeschriebenen Intervallen und gem. Vorschriften, Beauftragung der Prüfgesellschaften
• Schnittstelle zu den zuständigen Bauleitern der jeweiligen Markt-Regionen, Aufnahme erforderlicher Reparaturen, Investitionen und Umbauten in den Märkten
• Abstimmung der erforderlichen Investitionen für Gebäude und Inneneinrichtung im Gremium gem. Angebot
• Bestellung der abgestimmten Maßnahmen, Auftragsbestätigung an Lieferanten, Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe ? komplett in SAP
• Schnittstelle in die Zentrale Verwaltung der Warenhauskette ? diverse Meetings, Abstimmungsthemen

• Support im Ersatzteilmanagement- und Vertrieb
• Bearbeitung offener Vorgänge in SAP GSI
• Statusreporting und Steuerung diverser Aufgaben in SAP

• Projektoffice für das IT-Projekt Transition (Phase des chsels auf den neuen Provider)
• Unterstützung der Teilprojektleiter und Arbeitspaketverantwortlichen in Abstimmung mit der Projektleitung
• Support beim Rollout Arbeitsplatz (Einweisung Notebook/Tablet)
• Planung, Vorbereitung und Durchführung von Schulungen
• Erstellung von Hardwarebestands- und Bestelllisten

AXA Konzern AG, Köln (01/2020 ? 02/2020) (IT Governance & Enablement)

AXA Konzern AG, Köln (10/2018 ? 12/2019) (Workplace & Infrastrukturmanagement)

AXA Technologie GmbH, Köln (06/2017 ? 09/2018) (IT Service Operations)

PMO für die IT Service Operations, für den Bereich Workplace und Infrastrukturmanagement und aktuell für die IT Governance & Enablement

Projekte

• Projektoffice im Bereich IT der Konzern AG
  • Jour Fixes, Gremienbetreuung:
    • Organisation und Teilnahme an Gremienterminen
      Erstellung der Präsentationsunterlagen und Protokolle
    • Aufbereitung der Projektergebnisse ? auch Teilprojekte
• Mitgestaltung Neukonzept ?Reinigung? für die Hauptverwaltung Köln und 16 Standorte nach Umsetzung New Way of Working ? kurz: NWoW-Konzept
  • Neue Arbeitswelten:
    • Sensoren für Arbeitsplätze (Flächenmanagement)
    • Desk-Sharing, moderne Technik in Besprechungs- und Konferenzräumen
    • Individuelle Ausstattung: ein Notebook für jeden und die Auswahl von Tastatur, Maus und dem eigenen Headset im modernen und ergonomischen Design 

• Providersteuerung der Dienstleister für:
  • Lagerverwaltung der IT-Hardware (Betankung der Hardware, Verwaltung Lagerfläche, Betankungsstraßen)
  • ServicePoints (Ausstattung mit Hardware, Infrastruktur, Software, Personal)
  • Reinigung (Service, Kontrolle, Innovationen)
  • FieldService und Medientechnik 

• Schnittstelle (IT-Ausstattung Hardware, Assetpflege)
  • NWOW-Projekt Rollout
  • WIN10-Projekt Rollout
  • Schadenaußendienst 

• Order Management (Auftragsabwicklung, Call Center Management, Stockmanagement, Kundenservice)
• Unterstützung bei der Bestellung von größeren Mengen Hardware direkt bei den Herstellern/Lieferanten
• VIP-Service (eigene(s) Hotline/Postfach für die Betreuung der Vorstände, Sekretärinnen, Assistenzen für IT-Fragen und ?Probleme)
• Assetpflege in SILVA ServiceNow
• Pflege unseres Kataloges in SILVA ServiceNow
• Ticketbearbeitung in SILVA ServiceNow und Maximo
• Unterstützung Lizenzmanagement
• Leistungsabrechnung:Projekt- und Auftragsbuchung in OPX
• Raumbuchungen in Gingco

• Abstimmung mit Projektleitern zu Bestellungen, Bestellstatus, Budget
• Unterstützung des Controllings und Vertretung in Abwesenheit, Regel-Meetings mit dem Controlling-Team
• Bestellung aller Projekt-Ressourcen und ?Leistungen für die Abteilung (bis zu 50 Projekte zeitgleich)
• Order Management (Bedarfserfassung, Bestell- und Genehmigungsprozess)
• Katalogbestellungen (Lizenzen; Sonderbestellungen, Hardware)
• Einholung von Angeboten bei Lieferanten sowie die formale Angebotsprüfung
• Anlegen der Bestellungen in EVO, Überwachung des Bestellverlaufs ggf. Eskalationen, Schnittstelle zum Einkauf und zu Lieferanten
• Tracken der Leistungsnachweise/ MACs bei Erreichen der Zahlungsmeilensteine, Prüfung der Leistungsabrechnungen
• Buchung der Wareneingänge in SAP
• Erstellung von SSC Requests, Requests for Quotation
• Nutzung und Pflege diverser Projektcontrolling-Tools/ Instrumente (SAP FIN/SCM, NGC, VPC, Sharepoint)
• Erstellen von Präsentationen; Zusammenstellung, Konsolidierung und Auswertung von Projektstatusberichten
• Sicherstellung der Ablage wesentlicher Projektergebnisse auf dem Projektlaufwerk
• Administrativen Support für die Projektteams; Termin- und Raumkoordination
• Pflege und Auswertung der Zeitkonten/ HR mit SAP CATS
• Freigabe und Verwaltung von Zugriffen auf Sharepoint, Laufwerken, Tools
• Usermanagement 

• On- und Offboarding von externen und internen Mitarbeitern: (UserAccount/ Ausweis/ Notebook/ Software/Zugriffe) ? ca. 60 Personen im Durchschnitt
• Interne Materialwirtschaft

• Projekt- und Terminplanung (Treiben der Planungsprozesse, Unterstützen der 3 Fachbereiche/Projekte bei den Planungsaktivitäten, regelmäßige Pflege und Aktualisierung der Master-/ Detailpläne)
• Organisation und Koordination der Projektteams aus den Fachbereichen Einkauf/Vertrieb/Marketing
• Nutzung und Pflege der definierten Projektmanagement Werkzeuge
• Abstimmung Statuserhebung (Projektfortschritt) mit PL/TPL und Identifikation von Issue's, To-Do's und Risiken
• Vorbereitung und Moderation der Projekt-Teammeetings, Protokollierung der Inhalte, Entscheidungen und verteilten Aufgaben
• Erstellen des wöchentlichen Report-Sets (Statusbericht, Projektergebnisliste, ActionLog, RiskRegister)
• Erstellung der Statuspräsentation/ Detailinhalte für Steering Board und operatives Steering Committee
• Sicherstellung der Einhaltung von Regelterminen
• Kommunikation wesentlicher Entscheidungen, Termine usw. in die Projektorganisation
• Unterstützung bei der Kommunikation an die Stakeholder und Klärung von Rückfragen
• Kontinuierliche Dokumentation wesentlicher Projektentscheidungen und Projektmaßnahmen
• Sicherstellung der Ablage wesentlicher Projektergebnisse auf dem Projektlaufwerk
• Termin- und Raumkoordination für das Projekt
• Unterstützung bei Erstellung von Konzepten

• Übernahme von Sonderaufgaben (Outsourcing)
• Dokumentationen, Organisation von Meetings und Protokollführung
• Organisation/ Terminierung von Veranstaltungen, Kundenevents
• Unterstützung im kaufmännischen Bereich/Sachbearbeitung/Vorbereitende Buchhaltung
• Vertretung von Management-Assistenzen bei Vakanzen
• Unterstützung für Vorstandsassistenz
• Kundenterminierungen für Versicherungen und Vermögensberatungen
• Vertretung von Immobilienberatern für Wohnungsbesichtigungen und administrative Vorgänge
• Empfang, Zentrale und Terminvereinbarungen in Arztpraxen

• Budgetüberwachung in dem Projekt
• Kostenbuchung und Verrechnung innerhalb des Projektes
• Reporting
• Termin- und Raumkoordination
• Unterlagenerstellung/Präsentationen in PowerPoint und Erstellen und Konsolidieren von Excel-Tabellen
• Synergietracking
• Protokollierung
• Ressourcenkoordination für das Projekt

• Unterstützung des Bereichsleiters im Tagesgeschäft
• Selbständige Abwicklung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Terminverwaltung (Planung, Koordination und Kontrolle)
• Vorbereitung und Erstellen von Präsentationen in Deutsch und Englisch
• Organisation von Meetings/ Veranstaltungen und Nachbereitung
• Teilnahme an den Meetings und Protokollierung
• Erstellung von Statistiken und Auswertungen
• Beschaffung und Organisation der Büroausstattung und -material
• Reisekostenabrechnung
• Aufsetzen von Videokonferenzen und Telefonkonferenzen
• Rechnungsprüfung (Vorbereitung für die Fachbereiche)
• Archivierung und Verwaltung geschäftlicher Unterlagen

• Unterstützung der Projektleitung
• Vorbereitung und Erstellen von Präsentationen in Englisch
• Organisation und Durchführung von Statusmeetings/Workshops/Terminplanung
• Teilnahme an den Meetings und Protokollierung in Englisch
• Testmanagement
• Status Reporting
• Open Issue Tracking
• Anforderungsmanagement
• OP-Controlling
• Zeitplanung, Kalenderverwaltung, Terminkoordination

• Unterstützung im Bereich Projektplanung
• Projektcontrolling, Fortschrittskontrolle
• Organisation und Durchführung von Statusmeetings
• Planung Ressourcen
• Status Reporting
• Erstellung von Präsentationen
• Anforderungsmanagement
• Abwicklung mit Kooperationspartnern
• Mehraufwandsermittlung, Analyse mit Excel
• Prozessoptimierung im Projekt
• Aufbereitung von Excel-Tabellen