PMO, Projektassistenz

• Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Workshops und Meetings (Termin, Raum, Einladung, Protokoll, Agenda, OPL)
• Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen auf Arbeits-, Management- und Vorstands-Ebene
• Unterstützung im Rahmen übergreifender Abstimmungen im Bereich Anwendungsbetrieb z.B. Projekthandbuch
• Organisation von Reviews
• Planung + Monitoring von Maßnahmen des Projekt
• Kommunikationsplan
• Fortlaufende Aktualisierung der Budget- und Ressourcenplanung
• Steuerung der Ressourcenplanung für EZB-Projekte
• Prüfung von laufenden CATS-Kontierungen und Kapazitätenplanung
• Projektspezifische SharePoint Unterstützung
• Durchführung des Dokumentenmanagements im Projekt
• Qualitätssicherung von Projektergebnissen und Meilensteinkontrolle
• Erstellung von Statusberichten und OPL
• Organisation von Projektlenkungsausschusssitzungen und Steuerkreisen
• Unterstützung bei Effizienzhebungen auf Management- + CIO-Ebene
• fachliche Analyse Patch- + Lizenz-Management incl. Prüfung der Prozesse
• Moderation von Meetings und Workshops
• Fortschrittsanalyse der Aufgaben-Übergaben auf Management-Ebene

Zeit- und Ressourcenmanagement:

• Bestellungen von Ressourcen erstellen, prüfen
• Onboarding für Ressourcen, Abwesenheiten verwalten
• PSP- und CATS-Management für Ressourcen
• Tracking der Workproduct-Matrix für fachliche- und technische Anforderungen
• Qualitätssicherung, Qualitätsmanagement
• Verfeinern und Kontrolle der Workprodukt-Dokumente
• Review- und Sign-Off Prozesse prüfen
• Quality-Gates, Meilensteine
• Meetings und Berichtswesen
• planen, organisieren von JF und Taskforce
• Budgetplanung und -Kontrolle
• Risikoliste abstimmen, prüfen
• Projektlaufwerk und Alfresco-Ablage verwalten, aktualisieren
• Aufgaben PO / Projektassistenz
• Organisation der Workproducts
• Erstellung und Pflege des Projektplans
• Budget-Report, Finanzberichte
• Kommunikation und Berichtswesen
• Tracking Erfüllungsgrad Aufgabenpakete/ Stand der Termineinhaltung
• Vorschläge zum Eskalationsmanagement an stellv. Projektleiter
• Wöchentlicher Report an Projektleiter
• Organisation von Meetings mit technischem Team und Projektleiter

• Projektarbeit gemäß der VW LCM-Methodik

Zeit- und Ressourcenmanagement:

• Bestellungen von Ressourcen erstellen, prüfen
• Onboarding für Ressourcen
• Abwesenheiten verwalten
• Tracking der Artefakte für Incidents (HP-Service Manager)
• Defects (HP-ALM)
• Change Requests
• Fachliche- und technische Anforderungen
• Qualitätssicherung, Life-Cycle-Management
• Verfeinern und Kontrolle der LCM-Dokumente im Rahmen der QS
• Ergebnistypen prüfen
• Quality-Gates (LCM) und Release-Übergaben (ZRM)
• Meetings und Berichtswesen
• planen, organisieren von JF und Taskforce
• Budgetplanung und -Kontrolle
• Risikoliste abstimmen, prüfen
• SharePoint verwalten, aktualisieren
• Aufgaben PO / PMO / Projektassistenz
• Management der Aufgabenpakete
• Dokumentation der Arbeitspakete auf Basis der Vorgaben
• Organisation der Abnahme
• Erstellung und Pflege des Projektplans
• Aufbau des PMO für das gesamt Programm
• Kommunikation und Berichtswesen
• Tracking zu Erfüllungsgrad der Aufgabenpakete
• Tracking zu Stand der Termineinhaltung
• Vorschläge zum Eskalationsmanagement an stellv. Projektleiter
• Wöchentlicher Report an Projektleiter
• Definition der Vorgaben zu Zielen, Qualität und Milestones
• Organisation von Meetings mit technischem Team und Projektleiter
• Jour Fixe bei abgelaufenen Tasks
• Austausch mit dem Konzern-PMO
• Überwachung von Abhängigkeiten

• Zeit- und Ressourcenmanagement, Umsetzung mit Clarity und OWB – Open
• Workbench; Budgetüberwachung, Überwachung von Arbeitspaketen,
• Unterstützung des Projektleiters, Planung und Bestellung von Ressourcen/
• HW/ SW und Lizenzen, Pflege der Projektdokumentation in Wiki/SharePoint;
• Organisation/ Vorbereiten von Meetings und Events, Erstellung
• Präsentationen für Führungsebene, erstellen des Projektreportings/
• Statistiken auf allen Ebenen, Tracking Rolloutplanung von über 20.000
• Systemen und ca. 600 Anwendungen,
• Projektarbeit gemäß der WWI VGM-Methode

• Unterstützung des Gesamtprojektleiters in:
• erstellen, pflegen und Anpassung der Projektablagestruktur in
• SharePoint Server 2010/13 -Libraries/Folders/Controls
• incl. Vergabe von Permissions und Dokumentation,
• Usertests für SharePoint 2010; erstellen Projektglossars/ Stakeholdermatrix;
• erstellen von Management-Präsentationen (Lenkungsausschuß);
• Präsentation für Projekt-KickOff in PowerPoint
• Protokollierung von Besprechungen, Planung und Nachverfolgen von Besprechungen (KickOff, Gesamtprojekt-Meetings international, Jour Fixe, Workshop, LA, international. Websessions/ Online-Meetings)
• Projektstatusberichte, Erstellung Zeitplänen, Kommunikations- und Eventplänen, erstellen und pflegen von Projekt-Organigrammen,
• Ressourcenplanung (Teilnehmer, Trainer, Räume, Beamer, Bewirtung),
• Projektarbeit gemäß der PM@FNC-Methode (PM Standards des Kunden im Phasenmodell), Überarbeiten der Template-Toolbox,
• IT-Demand Management Projekt Setup und Specification,
• Vertretung Test Management Koordination, Nutzung Testmanagement-Tool,
• SAP: EHP6-Upgrade, OQ-Test, PQ-Test, Cut Over Plan Nachverfolgung,
• erstellen von Dokumentationen u.a. für SAP-Systeme
• Nachverfolgung Abwesenheits-, Urlaubsplanung der Projektbeteiligten
• Lessons-Learned Workshop Ablaufplanung und Protokoll;
• SAP ERP Anwenderkenntnisse, SLA und Business Service
• SAP (WM, MM, MDG, FICO, SCM, SD, SolMan (Solution Manager), TWB);
• pflegen und nachverfolgen Request Datenbank;
• Veranstaltungsplanung, Auswahl der Location, Preisverhandlung,
• Menüplanung, Drehbuch für Sprecher;
• Onboarding/ Offboarding von internen und externen Mitarbeitern;
• Internat. Reiseplanung, -buchung, -abrechnung (Hotel, Flug, Bahn, Visa)

• Erstellen/ ändern und genehmigen von Präsentationen in Powerpoint für CEO, Management und Referenten. Anpassen aller Präsentationen incl. Animationen, an den HP-Standard (branding guidelines),
• verantwortlich für die Überprüfung zusätzlicher Änderungen durch Moderatoren.
• Einstellen aller Präsentationen in den relevanten Präsentationsräumen. Präsentationen anpassen als PDF und diese den Conference-Teilnehmern auf der HP Active Platform zur Verfügung stellen

• Unterstützung des Gesamtprojektleiters in:
• Erstellen, Pflegen und Anpassung der Projektablagestruktur in SharePoint Server 2010; Erstellen eines Projektglossars
• Erstellen von Management-Präsentationen (Lenkungsausschuß);
• Präsentation für Projekt-KickOff in PowerPoint
• Protokollierung von Besprechungen, Planung und Nachverfolgen von Besprechungen (KickOff, Gesamtprojekt-Meetings, Jour Fixe, Workshop, LA) incl. Ressourcenplanung (Projektbeteiligte, Räume, Beamer Bewirtung, Referenten)
• Erstellung von Dokumentationen u.a. für SAP-Systeme
• Nachverfolgung Abwesenheits-, Urlaubsplanung der Projektbeteiligten
• Ressourcenplanung mit Clarity incl. Statusberichte erstellen und prüfen/ abgleichen von Zeiterfassungen auf Plausibilität
• Projektarbeit gemäß der Houston-Methode (PM Standards des Kunden im Phasenmodell),
• Erzeugen von Reports aus MS-Project in Excel nach diversen Kriterien und Diagrammen
• Abstimmen und Tracking von Arbeitspaketen, Arbeitsanweisungen, Arbeitsergebnissen, Projektstatusberichten,
• Erstellung Zeitplänen, Event-/ Kommunikationsplänen, Erstellen/ Pflegen Projekt Organigramme
• Pre-Pilot-User für Projekt NextWorkPlace, d.h. Umstellung auf Windows 7

• Rollout-Processing, UHD - Remedy6 und 7 Issue-Tracking,
• Design und Administration SharePoint Repository, Pivot-Tabellen
• Bereichs-PMO, Arbeitspaket-Tracking für PL
• Unterstützung der Projektleitung bei der Erstellung von Management-Präsentationen in Powerpoint,
• Grafische Darstellung von Prozessabläufen
• Erstellen von Techniker- und Benutzerhandbüchern in Deutsch und Englisch
• Ressourcenplanung (Techniker- und Kundenverfügbarkeit, Räume) im Projekt „Windows 7 und Office 2010 Rollout“
• Überwachen der Bestellung neuer Hard- und Software und deren Bereitstellung im Endkundenbereich
• Administration RZ-Anfragen, Service-Level-Agreement (SLA),
• Betreuung der internationalen Kunden im Bereich MS-Office, Administration, Koordination, Registrierung und Tracking von
  • Tickets im 1st/2nd Level
  • Firewallanforderungen und -freischaltungen
  • Schnittstellenanforderungen
  • Pflege der CMDB
  • ChangeRequests, RFC-Management

• MS-Office Training (Word, Excel, Powerpoint Advanced/ Professional)
• MS-Office Support, CRM-System Support/ Training
• Steuerung von Einkaufsprozessen im Bereich IT-Software
• Erstellen von Schulungsunterlagen für o.g. Programmpakete,
• Ressourcenplanung (Schulungsteilnehmer, interne und externe Referenten, Räume, Beamer, Medientechnik Bewirtung)
• Entstörungs-Workflow erstellen und Tracking,
• Web-Tool Betreuung/ Datenpflege von browserbasierten Anwendungen
• DTA-Einstellung/ FTP/ SQL mit TOAD
• Medientechnik - Videokonferenzen installieren/Support
• Störungsaufnahme/ -tracking, Call-Management CA-ServiceDeskManager
• Administration, Koordination, Registrierung und Tracking von
  • Tickets im 1st/2nd Level
  • Firewallanforderungen, -freischaltungen
  • Schnittstellenanforderungen
  • Pflege der CMDB
  • Changeanforderungen, RFC-Management
• Administration RZ-Anfragen, Service-Level-Agreement (SLA),
• Administration Knowledge Base und Rahmenvertrags-DB,
• Administration des CRM-Systems MIDAS und der Datenbank
• Testen neuer Programmversionen und Updates,
• Projektassistenz, Erstellen Protokolle, Pflege MS-Project, Meilensteinverfolgung, Erstellen Präsentationen für PL/ LA in Powerpoint
• Kommunikation mit externen Partnern/ Lieferanten,
• Arbeitssicherheitsausschuss, Redakteurin Mitarbeiterzeitung

• Systembetreuung Kassenverwaltung Comtrex
• Buchhaltung/ Controlling

• Bereich Finanzbuchhaltung, 6 ½ Jahre
• Programmierung von PC-Anwendungen in Assembler, „C“ und „C++“
• Auswertung von Fehlerprotokollen (Dumps), Softwaretest
• Bereich Rechnungswesen, 2 ½ Jahre
• Qualitätssicherung, Methodik und Prüfungen der DATEV-
• Software-Produkte, Betreuung der Auszubildenden,
• Bereich Qualitätssicherung - Qualitätsmanagement, 1 Jahr