Projekt & Change Management Support (PMO & Lead)

Begleitung der Digitalisierung und Harmonisierung von Einkaufsprozessen in einer asiatischen Tochtergesellschaft eines multinationalen Konzerns mit Change-Management und Kommunikation. Der Fokus lag auf der menschlichen Seite der Veränderung.

• Regelkommunikation
• Stakeholder-Analyse bzgl. Erwartungen und lokalen Spezifika
• Erstellung eines Veränderungs- und Kommunikationsplans basierend auf der Stakeholder-Analyse
• Initiale und fortwährende Analyse der Veränderungsbedingungen im Hinblick auf die Betroffenen in enger Zusammenarbeit mit dem Projektteam
• Kommunikationsstrategie gemäß Meilensteinen, Zielgruppen, Medientyp und Kanälen
• Projekt-Branding und Marketing-Kampagne für visuelle Begleitung der Veränderung
• Aufbau eines lokalen Change Agents Teams mit Fokus auf Einbindung der lokalen Führungsebene
• Durchführung von Workshops zur Verständlichkeit der Veränderungen mit relevanten Zielgruppen
• Positionierung der Projektleitung und der Sponsoren
• Planung und Durchführung der Go-Live Feier an 4 lokalen Standorten mit lokalem Top-Management

Positionierung eines Projekt-Teams aufgrund diverser Unstimmigkeiten und Unklarheiten in der Zusammenarbeit mit Beteiligten und verwandten Projekt-Teams. Der Fokus lag auf der Neuaufstellung des Projekt-Teams und der Kommunikation von aktuellen Erkenntnissen und Entwicklungen und Wiederherstellung einer positiven Reputation des Projekt-Teams.

• Krisen- und Regelkommunikation
• Analyse der Situation und anschließende Veränderungsvorschläge zur Verbesserung
• Team-Building mit dem Ziel Vertrauen zwischen den Projektmitgliedern zu schaffen und Klärung der Rollen & Verantwortlichkeiten
• Schaffung von Klarheit über aktuelle Fortschritte und Verbesserungen in regelmäßigen Terminen mit den relevanten Zielgruppen
• Briefing des Leitungskreis und Zusammenarbeit
• Positionierung des Business Sponsors und der Program-Leitung
• Analyse des Trainingskonzepts mit Vorschlägen für einen endnutzerorientierten Neuaufbau
• Aufbau einer Kommunikations- und Wissensplattform
• Reputationsfördernder Auftritt auf einer internen Messe
• Schaffung eines Arbeitsmodells mit verwandten Projekt-Teams

Erfüllung eines Lebenstraums mit einer vielfältigen Reise durch 16 Länder auf 3 Kontinenten.

In dieser Phase begann ich die Ausführung eines globalen Intranet-Projekts, das alle bisherigen Intranets ablösen sollte und als einheitliche Plattform für Kommunikation und Kollaboration genutzt werden sollte.

Einige ausgewählte Tätigkeiten

• Konzeption: Sammlung und Analyse von Anforderungen mit Key Usern und Business Analysten
• Implementierung: Begleitung der der technischen Entwicklung von fachlicher Seite und Implementierung in enger Abstimmung mit der IT und den Entwickler-Teams
• Kommunikation: Regelmäßige Kommunikation aus dem Projekt mit zielgerichteten multimedialen Nachrichten, Informationen, Informationsstände, interne Marketing-Maßnahmen, Webinaren oder Präsenzveranstaltungen
• Change-Management: Identifikation, Nominierung von Stakeholdern und Bereichsverantwortlichen und Schaffung eines Change Agent Netzwerks. Anschließende Begleitung der Zielgruppen mit relevanten Informationen oder Veranstaltungen und Fortschrittsmessung der jeweiligen Bereiche.
• Testing: Leitung von Testing-Teams und Ergebnisbewertung
• Training: Konzeption der Trainingsoptionen und Trainer-Management, Training der Trainer und ebenfalls Führung von Trainingseinheiten.
• Support: Aufsetzen von Support-Strukturen für die Endnutzer.
• Projektmanagement: Leitung div. Teilprojekte und Steuerung und Abstimmung von Stakeholdern durch kooperierenden und positiven Umgangsstil (ohne Weisungsbefugnis).
• Auszeichnungen: 1 interner Award für das Projekt und 3 externe Auszeichnungen.

Während meiner Arbeitszeit bei Merck war ich in diversen Projekten in Zusammenhang mit den digitalen Kommunikationskanälen beteiligt oder leitend tätig, die unternehmensweit auf Gruppenebene genutzt werden. 

Aktivitäten in diesem Aufgabenbereich

• Weiterentwicklung der Präsenz auf Social Media Plattformen wie Facebook, Twitter und LinkedIn für die Unternehmensgruppe
• Community Management der Social Media Plattformen und die Abstimmung mit internen Stakeholdern
• Monitoring der Social Media Präsenzen bzgl. Nutzerinteraktionen
• Aufsetzen von weltweitem Social Listening 
• Content-Erstellung, Redaktionsmanagement und Unterstützung der Redakteure

In diesem Zeitraum war ich hauptsächlich für die Verwaltung der Unternehmenswebsites der Merck-Gruppe verantwortlich, die Steuerung von lokalen Websitemaßnahmen einschließlich dem Online-Magazin und habe mit den unterschiedlichen Stakeholdern zusammengearbeitet, um die Inhalte und Weiterentwicklungen der Websites zu steuern.

Aktivitäten für den obigen Aufgabenbereich

• Design Facelifts der Unternehmenswebsites und funktionale Weiterentwicklungen
• Update des Content Management Systems und Qualitätssicherung in Zusammenarbeit mit der IT
• Content Management auf Gruppen-Websites, Länder-Websites für Kampagnen und Regelupdates
• Implementierung der ersten mobilen Website für die Merck-Gruppe
• Implementierung einer iPad Magazin App mit Unternehmensinhalten
• Relaunch und Implementierung des Online-Magazins (auf Gruppenebene) mit responsiver Darstellung und Neuausrichtung mit SEO, SEA und Analytics
• Weiterentwicklung einer renommierten kostenlosen App – Periodensystem der Elemente. App mit Top-Bewertung. Auffindbar unter Merck PTE
• Content Management und funktionale Weiterentwicklung des Intranets
• Unterstützung der Redakteure bei allen Schritten in der Filmproduktion