Die Covid-19-Pandemie brachte es an den Tag: Unternehmen, bei denen bis dato die digital vernetzte Kooperation nicht zum Alltag gehörte, sahen ganz schön alt aus. Kein Wunder, dass nun in Zeiten von Homeoffice und virtuellen Konferenzen Collaboration Tools gefragt sind wie nie zuvor. Mit dem angekündigten Lockdown im März 2019 wurden vielerorts in Windeseile Tools angeschafft, um die Zusammenarbeit und Kommunikation überhaupt am Laufen zu halten – Compliance-Vorgaben oder Mitarbeiterbedürfnissen zum Trotz. Nun gilt es, diese Tools vom Provisorium zur nachhaltigen Plattform auszubauen.

Reifegrad leicht gestiegen

Zwar haben die Unternehmen in der Schweiz in den letzten fünf Jahren Fortschritte bei der Einführung und Nutzung von Social Collaboration Tools erzielt, das Potenzial ist aber bei weitem noch nicht ausgeschöpft. Zu diesem Ergebnis kommt die Schweizer Social Collaboration Studie 2020, die das Beratungsunternehmen Campana & Schott in Zusammenarbeit mit der Technischen Universität Darmstadt seit 2016 jährlich durchführt. 

Die acht Szenarien ...

• Suche nach Experten

• mobiles Arbeiten

• Austausch in Interessengruppen

• firmeninterne Informationen und Neuigkeiten

• Austausch von Dokumenten

• Kommunikation und Abstimmung im Team

• auf der Suche nach Wissen

• Anträge und Formulare

... stellen dabei die zentrale Komponente der Studie dar. Für jedes Szenario beurteilten die Teilnehmenden, wie intensiv sie jeweils digitale Technologien dafür nutzen. 

Die Ergebnisse sind nicht mehr so ernüchternd, wie noch vor fünf Jahren. Grund zum Jubeln bieten sie allerdings auch nicht: Auch wenn rund die Hälfte der Unternehmen bereits vor der Corona-Pandemie Social Collaboration eingeführt hat und somit flexibler in der Krise agieren konnte, der Reifegrad liegt noch immer bei einem mittleren Wert von 4,08. Das sind nur 0,02 Prozentpunkte mehr als 2019 oder eine Steigerung um nur 0,6 Punkte seit 2016, was einem Wachstum von 17 Prozent in den letzten fünf Jahren entspricht. DACH-Firmen befinden sich also erst auf halber Strecke bis zum höchstmöglichen Reifegrad von 7. 

Vorteile digitaler Arbeitsplattformen

Mitarbeitende in Unternehmen mit hohem Social-Collaboration-Reifegrad arbeiten um 30 bis 50 Prozent effizienter, wie die Studie über die vergangenen Jahre nachweisen konnte. Zudem trägt die Einführung digitaler Arbeitslösungen zur IT-Konsolidierung und somit zur Einsparung von Lizenz- und Wartungskosten bei. 

Weitere Vorteile liegen auf der Hand: Eine Arbeits- und Projektplattform funktioniert trotz räumlicher und zeitlicher Distanz. Durch ergänzende Mobile Apps wird ein flexibler Zugriff auf die Plattform jederzeit gewährleistet sowie E-Mail-Chaos vermieden, da die Kommunikation grösstenteils auf der jeweiligen Plattform stattfinden kann.

Zudem wird der Zusammenarbeit am Projekt ein besonderer Stellenwert zugesprochen, da sie aktiv vom Arbeitsalltag abgegrenzt wird. So verliert keiner der einbezogenen Akteure das Ziel aus den Augen. Da zudem alle Ergebnisse in der Dateiablage der Plattform gespeichert sind, sind sie ständig für alle zugänglich und wichtige Dokumente gehen nicht verloren.

Schweiz im Vergleich

Immerhin sind bei 27,2 Prozent aller Befragten Projekte überwiegend angelaufen – 2016 lag dieser Wert noch bei 19 Prozent – bei 18,1 Prozent sind die Projekte überwiegend abgeschlossen (2016: 7,2 Prozent).

In Bezug auf einzelne Branchen ist das Bild heterogen; mit ein paar Ausreissern: Vor allem im Öffentlichen Dienst besteht nach wie vor grosser Nachholbedarf. Hier geben knapp die Hälfte (43,2 Prozent) der Befragten an, dass sie aktuell noch kaum solche Projekte verfolgen.

Die Schweiz steht im Direktvergleich zu Deutschland und Österreich, respektive zum Gesamt Reifegrad, bei den meisten der sieben untersuchten Szenarien gleich oder etwas besser da. Beim mobilen Arbeiten und bezüglich firmeninterner Informationen und Neuigkeiten sowie bei der Wissenssuche ist der helvetische Reifegrad höher als der Durchschnitt. Bei den Szenarien Kommunikation und Abstimmung im Team, Austausch in Interessengruppen sowie Suche nach Experten liegt der Reifegrad hierzulande unter dem durchschnittlichen Reifegrad und erfordert Nachbesserung.

Nutzung und Nutzen

Die Studie zeigt, dass die für die Mitarbeitenden relevanten Anwendungsszenarien über die vergangenen fünf Jahre konstant geblieben sind. Dazu zählen vor allem der Austausch von Dokumenten, das Stellen von Anträgen und die Koordination im Team. Hier sind die Mitarbeiter auch besonders effizient. Szenarien, die den Mitarbeitenden wichtig sind, werden von Unternehmen also besonders gefördert. Mobiles Arbeiten hingegen blieb in der Relevanz und Effizienz gleichbleibend niedrig über die letzten Jahre. In Zeiten einer globalen Pandemie ein alarmierendes Ergebnis.

Bis dato nutzten Unternehmen Social Collaboration Tools vornehmlich, um die Unternehmenskultur zu verbessern (15,8 Prozent). Das funktioniert laut Studie in der Praxis tatsächlich ganz gut. Zunehmend stehen aber auch Kosteneinsparung (14,3 Prozent) sowie eine bessere Kundenzufriedenheit (14,8 Prozent) im Fokus. 

Ein Beispiel dafür sind Enterprise Social Networks (ESNs). Die Studie konnte hier einen positiven Zusammenhang zwischen Intensität der Nutzung (Minuten pro Tag) und Arbeitseffizienz belegen. Bei ESNs überwiegen allerdings noch die Bedenken hinsichtlich des Risikos einer unbefugten Weitergabe von Nutzer- und Geschäftsdaten sowie fehlender Akzeptanz der Mitarbeitenden aufgrund von Alter, Sprachbarrieren, Kultur oder fehlender Inhalte. Auch grosser Kostenaufwand wurde als Hindernis, ESNs einzuführen, genannt. Wenn ESNs jedoch zusammen mit anderen Social Collaboration Tools eingeführt werden, verursachen sie nur sehr niedrige Zusatzkosten. 

Social Collaboration verbessert ganz klar auch die interdisziplinäre Zusammenarbeit (36,1 Prozent), die Innovationsorientierung (32,6 Prozent), die Veränderungsbereitschaft (30,6 Prozent) sowie die Technologieaffinität (30,1 Prozent). Bei zwei Dritteln der Unternehmen unterstützt das Ganze  auch die Durchführung agiler Methoden. Dazu gehören insbesondere Scrum, Kanban und Design Thinking.

Beschaffungskosten und unzufriedene Mitarbeiter

Das grösste Hindernis, warum Unternehmen keine Social Collaboration Tools anschaffen, stellen die Anschaffungs- und Implementierungskosten dar. Aber auch Kosten für die nötige Infrastruktur, wie etwa die mobile Anbindung der gesamten Belegschaft, und der Datenschutz spielen eine Rolle. Zudem: Selbst, wenn entsprechende Tools eingeführt und oben erwähnte Hürden überwunden wurden, nutzen die Mitarbeitenden sie oft trotzdem nicht. Nur ein Viertel der Beschäftigten ist mit der Einführung neuer Collaboration-Lösungen zufrieden und arbeitet gern damit.

Doch woran liegt das? Die Studie zeigt, dass die Akzeptanz der Mitarbeiter und deren Zufriedenheit mit den Tools signifikant steigt, wenn bei der Beschaffung ihre Bedürfnisse berücksichtigt werden. Hier liegt noch einiges im Argen: Rund 70 Prozent aller Firmen ergreifen bisher keine Massnahmen für das Change-Management, um die Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu erhöhen. 

Jene Unternehmen mit umfassenden Change-Management-Massnahmen erzielen eine viel höhere Mitarbeiterzufriedenheit und auch die Arbeitseffizienz ist deutlich höher. Die Studien Verfasser empfehlen daher dringend, die Bedürfnisse der Angestellten zu ermitteln und zu berücksichtigen, in dem sie praxisorientierte Use Cases entwickeln. 

Künstliche Intelligenz: Vorteile …

Laut Studie nutzt nur knapp ein Viertel der Unternehmen Business Intelligence oder Analytics-Tools, um geschäftsrelevante Daten auszuwerten. Fast drei Viertel (72,6 Prozent) verwenden überhaupt keine solchen Lösungen. Analytics-Anwendungen und Technologien, die der Künstlichen Intelligenz (KI) zuzuordnen sind, zum Beispiel Machine Learning, werden noch zu wenig genutzt. Letztere können Mitarbeitende beispielsweise von immer wiederkehrenden Routine-Aufgaben entlasten. 

So glaubt denn zwar fast die Hälfte der Befragten, dass KI eine Schlüsseltechnologie darstellt, die derzeit wächst. Immerhin 19,6 Prozent sehen sie mittlerweile als erprobt und anerkannt und damit als Standard Technologie an. In der Praxis hinkt der Einsatz von KI jedoch dieser Einschätzung hinterher: 62,7 Prozent der Unternehmen nutzen noch keine KI-basierten Funktionalitäten, um gesprochene Sprache zu verstehen, wie etwa Sprachassistenten. Ähnlich sieht es mit Funktionen für geschriebene Sprache (Chatbots) oder Anwendungen, die Bilder und deren Inhalte erkennen (Gesichtserkennung) aus. 

Immerhin wächst die Relevanz für einzelne Technologien wie beispielsweise Chatbots, Computer-Vision-Anwendungen sowie die maschinelle Übersetzung. Hier lassen sich gute Chancen für Anbieter und Experten für Implementierung und Schulung solcher Lösungen ausmachen. 

… und Hemmnisse

Die drei Haupt Hemmnisse bei der Einführung von KI sind die hohen Anforderungen an die IT-Security, Datenschutz sowie hohe Komplexität der Technologie. Natürlich gibt es auch hier Branchenunterschiede: Während IT und Fahrzeugbau führend bei der Nutzung von KI-basierten Funktionalitäten sind, haben der Öffentliche Dienst und das Gesundheitswesen – trotz enormer Potenziale – noch gewaltigen Nachholbedarf. Der Einsatz von KI-Funktionalitäten unterscheidet sich auch nach Fachbereich. Spitzenreiter bei der Nutzung intelligenter Funktionen ist die Marketing-Abteilung, dicht gefolgt von der IT, Forschung & Entwicklung. Wer als Freelancer gute Überzeugungsarbeit leistet, kann in gewissen Branchen und Fachbereichen sicherlich vorne mitmischen.

Fazit

An Social Collaboration Tools führt kein Weg mehr vorbei. Laut der Studie erhöht eine geeignete Nutzung die Arbeitseffizienz deutlich. Sie hilft Kosten einzusparen und verbessert zudem die digitale Unternehmenskultur und somit die Motivation der Mitarbeitenden. Information und Firstline Worker werden künftig digital zusammengeführt, die bisher selten oder gar nicht physisch in Kontakt kamen. Dabei finden Kommunikation und Informationsverteilung auf digitaler Ebene schneller statt als im persönlichen Gespräch.

Ein weiterer Vorteil von Social Collaboration ist die klare Zielsetzung auf der Arbeits- oder Projektplattform. Dabei muss die Arbeit nicht durch organisatorische Probleme unterbrochen werden.

Social-Collaboration-Projekte sollten generell die Bedürfnisse der Anwender und eine bestimmte Technologie im Fokus haben. Um von den Vorteilen der implementierten Tools zu profitieren, müssen Unternehmen deren Einführung mit aufeinander abgestimmten Change-Management-Massnahmen begleiten. Analoge Bewahrer und analoge Experten müssen mit digitalen Anfängern und digitalen Experten zusammengeführt werden, damit keiner abgehängt wird. Bei der Implementierung und Schulung der Mitarbeitenden können sich auch externe IT-Experten profilieren.