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Grüezi, Freelancer und Temporärangestellte!

Onboarding-Hilfe vom Personaldienstleister: Als EU-Ausländer in der Schweiz arbeiten

20.06.2022
GULP Redaktion
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Willkommen bei “GULP Experten – Die Interviewreihe”. Freuen Sie sich auf Fachwissen von Profis, die sich in ihrem Bereich innerhalb der Personaldienstleistungsbranche tiefgreifend auskennen. Gerade die Schweiz ist unter Freelancer:innen das gelobte Land der hohen Stundensätze. Den festen Wohnsitz im europäischen Ausland haben und in der Schweiz arbeiten, ist etwa für viele Selbstständige und Temporärangestellte ein beliebtes Modell. Der “Preis” ist für Anfänger in dieser Konstellation eine Menge Bürokratie, die auf die eingesetzten Expert:innen und Unternehmen schon mal überwältigend wirken kann. Amna Manjo, Senior Consultant Contract Management bei GULP,  führt durch die wichtigsten Prozesse und klärt auf, wie ein zwischengeschalteter Personaldienstleister diesem administrativen Berg seine Bedrohlichkeit nehmen kann.

Portrait Bild von Amna Manjo

Interviewpartnerin Amna Manjo arbeitet seit sechs Jahren bei der GULP Schweiz AG in Zürich im Vertragsmanagement. Als Betreuerin der Temporärangestellten und Freelancer:innen ist sie Expertin für das reibungslose Onboarding – sie hilft dabei, dass die organisatorischen Prozesse für einen Arbeits- bzw. Projektbeginn in der Schweiz rechtzeitig abgeschlossen sind.

Frau Manjo, mit welchen Beschäftigungsformen haben Sie an Ihrem Schreibtisch typischerweise zu tun?

Am häufigsten vermitteln wir Temporärangestellte über den Personalverleih. Das macht etwa 70 Prozent unseres Volumens aus. Beinahe die übrigen 30 Prozent sind Subkontraktoren, die auf Rechnungsbasis selbstständig Leistung erbringen. Darüber hinaus gibt es noch die Personalvermittlung in Festanstellung, die für uns als Personaldienstleister jedoch auch häufig als “Try & Hire”, also in Verbindung mit vorausgehendem Personalverleih realisiert wird.

Wovon ist es abhängig, ob die Experten als Temporärangestellte oder als Subkontraktoren eingesetzt werden?

Das hängt von mehreren Kriterien ab. Wesentlich ist allen voran die Art der Tätigkeit und die Weisungsbefugnis: Bei der Arbeit von Subkontraktoren steht das Erbringen einer Leistung im Mittelpunkt. Dies wird über eine meist sehr konkrete Leistungsbeschreibung definiert und geht in selbstständiger Arbeitsweise ohne Eingliederung in den Betrieb vonstatten. Bei Temporärangestellten dreht es sich um Personalkapazitäten in Form einer Arbeitskraft, die vom Verleihbetrieb dem Entleiher zur Verfügung gestellt wird und im Rahmen einer im Vergleich eher allgemeinen Stellen- bzw. Aufgabenbeschreibung genutzt werden kann. Sie werden betrieblich sehr wohl eingegliedert und sind an ihren Vorgesetzten weisungsgebunden.

Im Unterschied zu Deutschland, zum Beispiel, wird die Weiche für diese Entscheidung auch über den zeitlichen Rahmen gestellt: Selbstständige Arbeit über das sogenannten Contracting ist für Personen ausländischer Unternehmen bei unter acht Tagen pro Jahr Arbeit vor Ort in der Schweiz gar nicht bewilligungspflichtig und nach oben hin auf 90 Tage im Kalenderjahr begrenzt. Die temporäre Anstellung ist zeitlich flexibler und in der Schweiz auch längerfristig möglich.

Die beiden genannten Kriterien münden dann in zwei weitere Unterscheidungsmerkmale: Die Art des Vertrags und die Bezahlung. Bei Subkontraktoren wird ein Dienstleistungsvertrag zwischen der Unternehmung des Selbstständigen und uns als Dienstleister geschlossen, bei temporärer Arbeit ist es ein klassischer Arbeitsvertrag mit der Person selbst. Temporärangestellte erhalten wie Festangestellte Lohn. Subkontraktoren stellen dagegen ihre Leistung in Rechnung.

Am Ende sind das aber nur grobe Leitlinien. Die Entscheidung zwischen selbstständiger Arbeit und temporärer Anstellung wird immer im Einzelfall geprüft. Hier unterstützt unsere Rechtsabteilung im Rahmen unserer Services gerne beratend und mit rechtssicheren Verträgen.

Welche administrativen Aufgaben muss ein ausländischer Temporär- oder Festangestellter abschliessen, um in der Schweiz arbeiten zu dürfen?

In der Schweiz stehen dabei die Arbeitsbewilligungen im Zentrum. Je nach Laufzeit des Vertrags und Wohnsitzes benötigt der Angestellte einen anderen Ausweis. Ausnahme ist eine Arbeit von bis zu drei Monaten – dabei besteht nur Meldepflicht. Für drei bis zwölf Monate Vertragslaufzeit muss der L-Ausweis, die sogenannte Kurzaufenthaltsbewilligung, beantragt werden. Bei Verträgen über einem bis hin zu fünf Jahren bzw. unbefristeter Laufzeit ist der B-Ausweis vonnöten, auch Aufenthaltsbewilligung genannt. Wer ununterbrochen fünf Jahre in der Schweiz ist, erhält die Niederlassungsbewilligung. Ausser dieser Reihe ist der G-Ausweis für Grenzgänger – also Personen, die im EU-Ausland wohnhaft sind, in der Schweiz arbeiten. Diese müssen aber einmal pro Woche in an ihren Wohnsitz zurückkehren.

Wir helfen den Spezialist:innen dabei, die richtige Bewilligung rechtzeitig bis zum ersten Arbeitstag, spätestens jedoch 14 Tage nach dem ersten Anreisetag, zu organisieren.

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Mit den Bewilligungen ist es jedoch nicht getan. Was wartet noch an Bürokratie auf temporäre und feste Mitarbeitende?

Da gibt es ein paar. Es fängt bei der Sozialversicherungspflicht an, die automatisch mit einem Vertrag in der Schweiz und ab 450 CHF Einkommen im Monat greift. Auch die Pflicht zur beruflichen Vorsorge (BVG), das Äquivalent zur deutschen Rentenversicherung, greift bei einem Brutto-Jahreslohn von mehr als 21’510 CHF ab dem vierten Monat. Um beides kümmert sich der Arbeitgeber. Ebenso besteht ab dem vierten Monat der Tätigkeit in der Schweiz zusätzlich Krankenversicherungspflicht. Hier müssen Angestellte aus mehreren privaten Anbietern auswählen. Vorher kann man auch schon freiwillig einzahlen.

Und wie sieht die Aufgabenliste für Subkontraktoren aus?

Die Selbstständigen, welche eine Kapitalgesellschaft haben müssen, sind verpflichtet, sich acht Tage vor Einreise im Kanton des Auftraggebers online anzumelden. Der Abschluss einer Kranken- und Unfallversicherung sowie das Einzahlen in die berufliche Vorsorge ist auch für die ausländischen Unternehmer und deren Mitarbeitenden Pflicht. Bezüglich der Sozialversicherung benötigen wir eine Bestätigung, die ausweist, dass der oder die Betreffende im Land des ausländischen Wohnsitzes bereits Sozialabgaben abführt. In Deutschland ist das die A1-Bescheinigung.

Der Unterschied im Prozess ist gegenüber einem bei uns angestellten, temporären Mitarbeitenden sicherlich, dass die Verantwortung für diese bürokratischen Pflichten nicht bei uns, sondern bei den Selbstständigen liegt. Die Bezeichnung selbstständig hat auch hier etwas Wahres, denn die Aufgaben liegen zunächst mal bei ihnen selbst. Dennoch stehen wir natürlich beratend zur Seite.

Zusätzlich ist uns in unserer Vermittlerrolle wichtig, dass wir den Selbstständigen und uns selbst vor der Gefahr von Scheinselbstständigkeit bewahren. Deswegen holen wir von den Subkontraktoren routinemässig den Handelsregisterauszug bzw. den Gewerbeschein sowie einen Nachweis zur Betriebshaftpflichtversicherung ein. Die allererste Voraussetzung zur Vermeidung von Scheinselbstständigkeit ist jedoch ein Auftrag, der sämtliche Voraussetzungen für eine tatsächliche selbstständige Arbeit erfüllt und somit keine Aspekte des Personalverleihs aufweist. Dies gilt übrigens für inländische Selbstständige ebenso wie für ausländische Unternehmen.

Wo lauern im gesamten Onboarding-Prozess die grössten Herausforderungen?

Es ist schwer, da eine herauszugreifen. Allgemein: Wer zum ersten Mal einer Tätigkeit in der Schweiz nachgeht, ist mit den ganzen Bestimmungen meist überfordert. Bewilligungen, Versicherungen, Steuer … das läuft anders als etwa in Deutschland. Speziell Leute, die in ihrem Heimatland ausschliesslich als Freelancer:in arbeiten, fallen bei uns oft in die Kategorie Arbeitnehmerüberlassung. Auf die prasseln viel neue Informationen ein. Wir helfen da bei der Eingewöhnung, geben Struktur und vereinfachen. Anstatt die Zeit für die Recherche der ganzen administrativen Notwendigkeiten zu verbringen, können sich temporäre Mitarbeitende ebenso wie Subkontraktoren mehr auf ihren Einsatz bzw. ihr Projekt konzentrieren.

Wenn ein Selbstständiger bzw. temporärer Mitarbeiter die bürokratischen Hürden für die Schweiz aber kennt – kann er denn nicht auf einen Personaldienstleister auch gut und gerne verzichten?

Die Vorteile fangen ja nicht erst beim Onboarding an: Auch die Job- bzw. Projektsuche ist über einen Personaldienstleister oftmals einfacher. Man gibt seinen Lebenslauf bzw. sein Profil ab und profitiert von vielen Zugangsmöglichkeiten zu Jobs bzw. Projekten, zu denen man als Einzel-/Direktbewerber:in oftmals keinen Zugriff hätte. Und man ist bei der Vorbereitung auf Bewerbungsgespräche nicht auf sich gestellt. Sich einzeln bei Arbeitgebern bzw. Auftraggebern umzusehen, ist mitunter viel aufwendiger. Und wenn es darüber mit einer Stelle klappt, wird man mit der Bürokratie von seinem Arbeit- oder Auftraggeber oftmals mehr allein gelassen, als bei einem Personaldienstleister, der auf den Onboarding-Service spezialisiert ist.

Zu guter Letzt hat der Einsatz eines Personaldienstleisters auch einen Sicherheitsaspekt – für Auftraggeber und Auftragnehmer. Unternehmen, die selten ausländische Kräfte bei sich beschäftigt haben, sind beim Aufsetzen von rechtssicheren Verträgen nicht so geübt wie wir.

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