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Digitale Personalabteilung

Personalabteilung: Sicherheit und Effizienz auf den Punkt gebracht

10.11.2020
GULP – Redaktion
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Umfassender Schutz der Daten nur digital möglich

Die Personalabteilung ist die Sammelstelle schlechthin für personenbezogene Daten in Ihrem Unternehmen. Doch gerade in dieser Abteilung wird die Digitalisierung häufig noch sehr stiefmütterlich behandelt. Arbeitsverträge, Urlaubs- und Krankmeldungen gehen dabei meist in Papierform ein und die weitere Bearbeitung erfolgt noch in hybriden Arbeitsprozessen, was weder effizient noch sicher ist. Eine digitale Personalabteilung bietet viele Vorteile, von denen Sie profitieren können. Unter anderem können Sie nur so für einen DSGVO-konformen Datenschutz in Ihrem Unternehmen sorgen.

Um die Prozesse in der Personalabteilung zu optimieren, empfiehlt sich daher die Einführung einer Personalmanagementsoftware mit digitalen Personalakten. Welche Vorteile sich für Ihre Abteilung hieraus ergeben lesen Sie hier:

Sicherheit

Durch eine digitale Personalakte können Sie die datenschutzrechtlichen Bestimmungen nach DSGVO einhalten. Die analoge Ablage personenbezogener Daten ist heute nicht mehr zeitgemäss. Zwar hat es bisher noch kein Hacker geschafft, einen Aktenschrank zu hacken, doch es reicht bereits aus, den Schrank einmal nicht zuzusperren und schon war es das mit der Datensicherheit. Genau so verhält es sich mit losen Papierdokumenten auf dem Schreibtisch, denn diese sind dort auch nicht vor unberechtigten Blicken oder Zugriffen geschützt. Mit einer digitalen Personalakte gehören diese Sorgen der Vergangenheit an. Sie können Benutzerrechte individuell konfigurieren, sodass nur die entsprechenden Mitarbeiter Zugriff auf die Daten erhalten. Dokumente werden direkt vom Scanner verschlüsselt an die Akte gesendet, wo die Daten nachvollziehbar, unveränderbar, unzerstörbar und wiederherstellbar gespeichert werden. Zudem gewährleistet die digitale Akte, dass darin alle Dokumente versioniert werden und die Bearbeitung protokolliert wird.

Einfache Organisationsstruktur

Der Verwaltungsprozess in Personalabteilungen ist meist von unzähligen Excel-Tabellen und anderen Dokumenten geprägt, die es Mitarbeitern erschweren den Überblick zu behalten. Eine digitale Lösung kann hier für Klarheit sorgen. Moderne Anwendungen verfügen über intuitive Benutzeroberflächen, über die jegliche Tätigkeiten ausgeführt werden können – sei es der Urlaubsantrag, die Krankmeldung oder das Einpflegen eines Weiterbildungszertifikats.

Effizient, effizienter, digitale Personalakte

Dank der einfachen Organisationsstrukturen mit einer einheitlichen Benutzeroberfläche lässt sich viel Zeit und Geld sparen. Muss ein Personaler im analogen Betrieb noch manuell Akten durchstöbern, so ist die gesuchte Datei mit einer digitalen Personalakte nur einen Klick entfernt. Der Aufwand für die Datenpflege und -ablage verringert sich drastisch, da automatisierte Prozesse im Hintergrund die Arbeit übernehmen. Das alles sorgt für freie Kapazitäten bei Ihren Mitarbeitern, die sie für wichtigere Dinge, wie die Personalentwicklung, aufwenden können. Das hat darüber hinaus noch den schönen Nebeneffekt, dass Sie sich dank der effizienten Arbeitsweise bares Geld sparen.

 

Fazit: Die digitale Personalführung spart Ihrer Abteilung Zeit und Geld. Die Organisationsstruktur wird entschlackt und dank intuitiver Nutzeroberfläche verringert sich die Fehlerquote. Darüber hinaus sind Sorgen über DSGVO-Konformität Schnee von gestern, da Sie Ihre Daten mit einer digitalen Lösung revisionssicher archivieren können. Achten Sie bei der Auswahl der Software darauf, dass diese Ihren Anforderungen entspricht und vor allem in Puncto Datenschutz alle notwendigen Funktionen aufweist. Wenn die Umstellung auf die digitale Personalakte beschlossen ist, so müssen Sie Ihre Mitarbeiter auf die neue Arbeitsweise einstellen. Denn ein System kann nur dann funktionieren, wenn es der Anwender auch benutzen kann.

 

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